การวางแผนในการทำงานนับเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ค่าและจับตามองมากที่สุด เพราะจะช่วยให้ธุรกิจขับเคลื่อนและเดินหน้าไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และเหนื่อยน้อยลง ทั้งการวางแผนจัดการในส่วนของทรัพยากร ในส่วนของการดำเนินงาน และในส่วนของการบริหารคน โดยเทคนิคต่อไปนี้จะเป็นตัวช่วยติดจรวดให้ธุรกิจคุณประสบความสำเร็จได้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพียงปรับเปลี่ยนและใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ ต่อไปนี้เท่านั้น
1. แบ่งสันปันส่วนหน้าที่ความรับผิดชอบ
การมอบหมายงานให้คนคนเดียวทำ ต่อให้เก่งแค่ไหนก็ไม่มีวันทำเสร็จได้ไวเท่าการทำงานเป็นทีม ดังนั้นให้นำงานทั้งหมดมากองรวมกัน และแบ่งแยกหน้าที่จัดทำตามความถนัดของแต่ละคน แจกแจงให้ดีว่าใครมีหน้าที่ทำอะไร รับผิดชอบส่วนไหน และที่สำคัญต้องมีคนคอยสั่งการเป็นหัวหน้าที่มีอำนาจการตัดสินใจเด็ดขาดร่วมด้วย เพื่อเป็นคนคอยแจกงานและตัดสินใจในทุกปัญหาที่เกิดขึ้น การวางแผนแบ่งสัดส่วนอย่างลงตัวนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน ช่วยให้ทุกคนวางแผนได้ว่างานของตัวเองควรเสร็จเมื่อไหร่ และมีอะไรตรงไหนที่ติดขัด ก็จะได้พัฒนาปรับปรุงกันต่อไปและแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
2. มองหาช่องทางการติดต่อสื่อสารส่วนกลาง
ในการทำธุรกิจยุคใหม่ การติดต่อสื่อสารเป็นเรื่องง่ายไม่เหมือนกับในอดีต คุณสามารถใช้ Line หรือ Facebook ในการตั้งกลุ่มสนทนาติดต่อสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น ซึ่งนี่เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรต้องทำ อาจจะใช้แอปพลิเคชันอื่นแทนก็ได้เช่นกันที่คุณเห็นว่าสะดวกและเหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรมากกว่า เพราะการสื่อสารที่ได้ใจความ ติดต่อกันได้ตลอดเวลา จะช่วยนำพาความสำเร็จมาสู่องค์กรในทุกเรื่อง เมื่อเกิดความไม่เข้าใจตรงไหนก็สามารถติดต่อได้ทันที ความรวดเร็วตรงนี้เป็นประโยชน์ที่ต้องหยิบยกมาใช้งาน
3. แบ่งวางตำแหน่งงานให้เหมาะสมกับศักยภาพแต่ละคน
‘Put the right man on the right job’ ยังคงเป็นสิ่งที่ดีตั้งแต่อดีจนถึงปัจจุบัน เพราะการส่งมอบงานตามความถนัด นอกจากจะทำให้งานเสร็จได้ไวตามกำหนดแล้ว ยังช่วยให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย เนื่องจากความสามารถของแต่ละคนนั้นไม่เท่ากัน เมื่อได้รับมอบหมายงานที่ตัวเองถนัด ก็ยิ่งทำให้งานเสร็จได้ไวและดี ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการอยู่แล้ว เพียงแต่คุณอาจต้องเสียเวลาในช่วงแรกเพื่อมาประเมินว่าพนักงานคนไหนเก่งในเรื่องใด ซึ่งการลงทุนเสียเวลาครั้งนี้เป็นสิ่งที่คุ้มค่า เพราะหลังจากนั้นตลอดไปสิ่งนี้จะช่วยให้ธุรกิจคุณไปไวกว่าเดิมแบบไม่คาดฝัน
4. วางจุดหมายให้เห็นร่วมกันอย่างชัดเจน
การทำงานแค่ในส่วนของตัวเองอย่างเดียว โดยไม่สนใจภาพรวมอาจทำให้ผลออกมาไม่ดีอย่างที่คิด เพราะจะเป็นเหมือนการต่อจิ๊กซอว์ที่มีรอยต่อเห็นได้ชัดและขัดตา แต่ถ้าทุกคนมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน เข้าใจว่าสิ่งที่ตัวเองทำอยู่นี้เพื่ออะไร ก็จะช่วยให้เติมเต็มซึ่งกันและกันได้อย่างลงตัว ดังนั้นเป็นหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจอย่างคุณที่จะต้องปูพื้นเป้าหมายให้ทุกคนรู้ และมองเห็นภาพนั้นอย่างชัดเจนไปด้วยกัน เข้าใจตรงกัน สิ่งนี้จะทำให้การทำงานของแต่ละคนดีขึ้น กระตือรือร้นมากขึ้น และเข้าใกล้ความสำเร็จได้ไวขึ้นอีกด้วย
5. ประเมินผลงานทุกครั้งหลังเสร็จภารกิจ
สุดท้ายแล้วการประเมินงานหลังส่งมอบงานเสร็จสิ้นก็เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรทำให้ติดเป็นนิสัย เพื่อมาร่วมกันวิเคราะห์ว่างานในครั้งนี้มีข้อผิดพลาดอะไรบ้าง ที่จะสามารถนำไปปรับใช้กับงานครั้งถัดไปให้ดียิ่งขึ้น หรือไม่พลาดซ้ำที่เดิม ตรงนี้แหละที่เป็นหัวใจสำคัญในการทำให้ธุรกิจปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และก้าวหน้าอยู่ตลอดเวลา ไม่ย่ำอยู่กับที่ แต่พัฒนาจนเติบโตขึ้นได้และไม่เกิดข้อผิดพลาดให้เสียโอกาส เสียเวลา รวมถึงเสียค่าใช้จ่ายในอนาคต
