ไม่ว่าจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการหรือผู้บริหาร การประชุมเป็นสิ่งที่คนทำงานทุกคนต่างต้องเจอ โดยการประชุมแต่ละครั้งก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันไป เช่น เพื่อการเสนอหรือแบ่งปันข้อมูลและความคิดเห็น เพื่อตัดสินใจเรื่องสำคัญบางอย่าง หรือเพื่อสรุปงานต่างๆ ซึ่งจะดีกว่าไหม ถ้าเราใช้เทคนิคดีๆ มาจัดการให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการพูดคุยหรือหารือกันทั้งวัน ดังต่อไปนี้
1. มีวาระการประชุมที่ชัดเจน
นอกจากวัน เวลา และสถานที่สำหรับการประชุมแล้ว ทุกครั้งที่ส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม ต้องไม่ลืมที่จะแนบรายละเอียดวาระและวัตถุประสงค์ หรือหัวข้อต่างๆ ที่จะพูดคุยในที่ประชุมไปด้วย และหากเป็นไปได้ ก็ควรจะระบุด้วยว่าแต่ละคนที่ได้รับคำเชิญเข้าประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบประเด็นไหนเป็นพิเศษหรือไม่ เพื่อจะได้เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าร่วมการประชุม
2. จัดการเวลาให้ดี
เรื่องเวลาเป็นเรื่องที่หลายคนมักจะละเลยทั้งที่สำคัญมาก เพราะจะส่งผลต่อเวลาในการทำงานของคนที่เข้าร่วมประชุม เวลาที่ระบุไว้ในคำเชิญคือเวลาที่จะต้องเริ่มต้นการประชุม ดังนั้นจึงควรเผื่อเวลาในการเดินไปที่ห้องประชุม และเผื่อเวลาสำหรับเตรียมอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ในการประชุม เช่น คอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ ไมโครโฟน หรือสัญญาณอินเทอร์เน็ต
ในระหว่างประชุมก็ต้องระวังเรื่องการพูดคุยเรื่องอื่นๆ ที่นอกเหนือจากวาระการประชุมจนมากเกินไป เพื่อให้การประชุมจบลงตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ นอกจากเรื่องตรงเวลาแล้วการกำหนดเวลาประชุมให้เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน การที่ใช้เวลามากไม่ได้หมายความว่าการประชุมจะออกมามีประสิทธิภาพเสมอไป ผู้ที่จัดการประชุมจึงควรพิจารณาให้ดีว่าการประชุมแต่ละครั้งควรใช้เวลาสั้นหรือยาวแค่ไหน
3. เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าประชุมจริงๆ เท่านั้น
บางคนอาจคิดว่าการเชิญคนในทีมที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมด้วยทุกคนเป็นสิ่งที่สมควรทำ แต่ในความเป็นจริงแล้วบางคนอาจไม่จำเป็นต้องเข้าประชุมด้วยเสมอไป ซึ่งจะทำให้เขาเสียเวลาในการทำงานไปโดยใช่เหตุ ทุกครั้งที่จัดการประชุมเราจึงควรเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น
4. เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนร่วม
ในการประชุม ทุกคนในที่ประชุมควรมีโอกาสได้พูดคุย แสดงความคิดเห็น หรือถามข้อสงสัยต่างๆ เพราะการที่มีเพียงคนใดคนหนึ่งผูกขาดการพูด หรือเสนอความเห็นอยู่เพียงคนเดียว อาจเป็นการปิดกั้นและทำให้เสียโอกาสที่จะได้ข้อมูลหรือไอเดียใหม่ๆ
5. เลือกสถานที่ให้เหมาะสม
บ่อยครั้งที่การประชุมมักจะเกิดขึ้นในสถานที่เดิมๆ ห้องประชุมเดิมๆ ที่อาจไม่เหมาะสำหรับการประชุมในบางหัวข้อ หรือไม่เหมาะกับคนบางกลุ่ม ซึ่งอาจลดประสิทธิภาพในการประชุมลง จึงควรปรับเปลี่ยนสถานที่ประชุมดูบ้าง เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ หรือให้เหมาะกับคนที่เข้าร่วมประชุม และหัวข้อที่ต้องพูดคุยกัน เช่น เลือกสถานที่ที่จะช่วยสร้างแรงบันดาลใจได้สำหรับการประชุมที่นัดขึ้นเพื่อคิดโปรเจกต์ใหม่
6. สรุปรายละเอียดอีกครั้งก่อนปิดการประชุม
เมื่อวาระการประชุมต่างๆ จบลงแล้ว 5 – 10 นาทีสุดท้ายก่อนปิดการประชุมควรจะมีการสรุปถึงสิ่งที่เพิ่งพูดคุยไปในที่ประชุมอีกครั้ง และอาจมีการจ่ายงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนให้ชัดเจน ทั้งรายละเอียดและระยะเวลาของงานแต่ละชิ้น
Source : JobThai.com
