หลังจากที่ได้เริ่มทำงานจริงจังตั้งแต่วันแรกจนถึงวันนี้ คุณจะเริ่มมองเห็นความสำคัญของอีเมลมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งแตกต่างจากในสมัยเรียนที่แทบจะไม่เคยได้ใช้เลย มาวันนี้อีเมลกลายเป็นหนึ่งในช่องทางติดต่อหลัก ที่ใช้ในการส่งงาน ติดตามข่าวสาร และคอยรับฟังอัปเดตของทุกแผนก ทุกฝ่ายในองค์กร ไปจนถึงเป็นช่องทางติดต่อกับลูกค้าไปโดยปริยาย
ยิ่งคุณมีตำแหน่งใหญ่โตที่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนมากเท่าไหร่ อีเมลยิ่งถูกโถมเข้ามาทุกวันมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งมันทำให้คุณเองพบเจอกับปัญหาอีเมลล้น ในช่วงเช้าของแต่ละวันผู้บริหารทุกคนจะต้องเปิดเช็กข่าวสารสำคัญ หรือการติดต่อที่ห้ามพลาดจากอีเมลเป็นอย่างแรก และเมื่อมันปะปนกับอีเมลที่ไม่สำคัญ ทำให้ทุกอย่างยิ่งช้าเข้าไปใหญ่กว่าจะอ่านอีเมลจบ
ดังนั้นเพื่อไม่ให้เวลาช่วงเช้าของคุณถูกกลืนกินด้วยอีเมลปริมาณมหาศาล วันนี้เราเอาเทคนิคเคลียร์เมล จัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพมาให้คุณ เพื่อให้มีเวลาในการจัดการสิ่งต่างๆ ได้อย่างทันท่วงที และไม่เบียดเบียนเวลางานที่สำคัญอื่นๆ ของคุณ
1. แยกเมลส่วนตัวออกจากเมลทำงาน
หลายคนยังคงใช้เมลส่วนตัวควบรวมไปกับเมลของการทำงาน ซึ่งทำให้ข่าวสารต่างๆ ถูกอัปเดตขึ้นมาอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นเฟซบุ๊ก Shopee Lazada หรือแจ้งเตือนบริการต่างๆ ที่คุณได้ไปกด Subscribe ข้อมูลข่าวสารไว้
ซึ่งอีเมลเหล่านี้นั้นจะยิ่งทำให้การคัดกรองอีเมลของคุณในช่วงเช้าช้าลงหลายเท่าตัว ส่งผลให้กินเวลางานไปอย่างมากมายมหาศาล ซึ่งบางเรื่องเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น และยังไม่ต้องทำในตอนนั้น แต่คุณเองก็จะเสียเวลาในการเปิดดูและหมกมุ่นกับมัน แม้จะแค่ไม่กี่นาที แต่เมื่อรวมกันหลายสิบอีเมล ก็จะทำให้เวลาที่เสียไปมากขึ้นจนคุณคาดไม่ถึงเลย
ดังนั้นแค่แยกเมลงานออกจากเมลส่วนตัวไป ก็จะช่วยให้การเคลียร์เมลของคุณกินเวลาน้อยลง และโฟกัสกับงานที่ต้องทำได้ง่ายขึ้นแล้ว
2. แบ่งแยกกลุ่มจดหมายเอาไว้
ในบริการของอีเมลแต่ละเจ้า จะมีให้คุณสามารถแบ่งหมวดหมู่จดหมายเอาไว้ได้ ว่าผู้ส่งรายนี้จะจัดไปอยู่ในจดหมายประเภทไหน ซึ่งมันจะช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ในการเช็กเมลได้อย่างที่คุณไม่รู้ตัว คุณสามารถจำแนกเมลของลูกค้า และเมลของพนักงานในออฟฟิศออกจากกัน จัดหมวดหมู่ไว้ให้เรียบร้อย เพื่อเรียงลำดับความสำคัญในการตรวจเช็กอีเมล
เช้ามา เมื่อคุณเปิดคอมฯ เช็กเมล คุณจะสามารถเลือกอ่านอีเมลของลูกค้าก่อน เพื่อเรียงลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย และใช้เวลาในการทำงานให้เรียบร้อย จากนั้นค่อยย้อนกลับมาเช็กอีเมลของลูกทีมในเครือข่าย ที่ส่งข้อมูลมาเพื่อแจ้งให้ทราบแบบไม่มีอะไรเร่งร้อนได้ในภายหลัง
3. ปรับทัศนคติของคนในทีมเรื่องการส่งอีเมล
หลายๆ ออฟฟิศมักจะบอกให้ลูกทีม หรือพนักงานส่งอีเมลโดย CC หาทุกคนที่เกี่ยวข้อง ทั้งๆ ที่ความจริงแล้วมันอาจจะเป็นพฤติกรรมที่ไม่จำเป็น เพราะมีแต่จะสร้างภาระให้กับคนรับสารมากยิ่งขึ้น บางครั้งเรื่องนั้นไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเค้าหรือคุณเลยก็ได้
โดยเฉพาะเมื่อคุณเป็นหัวหน้า เป็นเจ้าของบริษัท เป็นผู้บริหารระดับสูงสุด นั่นหมายถึงคุณต้องเกี่ยวข้องกับทุกคน ทุกแผนกในองค์กร การได้รับอีเมลวันละหลายสิบฉบับจากพนักงานที่ CC ในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณจึงเป็นเหมือนฝันร้ายที่คุณไม่มีทางหลบเลี่ยงไปได้
ดังนั้นควรปรับทัศนคติ ตั้งกฎเกณฑ์บริษัทใหม่ และส่งจดหมายอีเมลให้กับแค่เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้นก็พอ การทำแบบนี้จะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าอีเมลนี้สำคัญและเกี่ยวข้องกับเค้าจริงๆ ดีกว่าส่งให้ทุกคนและต่างคนต่างละเลย ไม่รีบร้อนเข้าไปดู เพราะรู้สึกว่าไม่เกี่ยวข้องกับตัวเอง
4. เช็กเมลให้เป็นเวลา อย่าเช็กตลอด
ส่วนหนึ่งที่ทำให้การเช็กเมลเป็นเรื่องยุ่งยาก และทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างของคุณดูวุ่นวายไปหมด เพราะคุณเองอาจจะเผลอลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ และเช็กเมลตลอดเวลาจนลืมทำอย่างอื่น เช้า สาย บ่าย เย็น เมลเด้งเมื่อไหร่เป็นต้องเปิด ซึ่งบางทีมันอาจทำให้การทำงานที่ไหลลื่นหยุดชะงัก และการเริ่มต้นคิดงานใหม่ หรือเดินงานต่อนั้นจะเสียเวลาและสมาธิอย่างมาก ส่งผลให้งานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร
การเช็กอีเมลที่ถูกต้องควรเช็กเป็นเวลา เช่น เช้า หลังพัก และก่อนกลับบ้าน เพื่อให้คุณตามข่าวสารต่างๆ ได้ทัน วางแผนล่วงหน้าในวันต่อไปได้ลงตัว และคุณจะไม่ต้องกังวลด้วยว่าจะพลาดข้อมูลใดๆ ไป เพราะคุณยังคงตามมันอย่างต่อเนื่องนั่นเอง เพียงแต่ตามอย่างเป็นเวลาเท่านั้น
