กระบวนการ ในการบริหาร การประชุม อย่างมีประสิทธิผล มี 3 ขั้นตอน คือ
Plan Meeting > Conduct Meeting > Review Meeting
ขั้นที่ 2 ดำเนิน การประชุม (Conduct Meeting)
1. เปิดการประชุม ให้ตรงเวลา (Start on Time)
2. ประธานกล่าว เปิดประชุม แจ้งเพื่อทราบ ถึง วัตถุประสงค์ของการประชุม และคาดการณ์ ผลที่จะได้รับ รวมถึงวาระต่าง ๆ และเวลาที่จะใช้ในการประชุม
3. สรุป และรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว และเรื่องสืบเนื่อง
4. เริ่มวาระการประชุม ทีละหัวข้อ (Stay on Topic)
เปรียบเทียบ ผลงาน กับ เป้าหมาย แผนงาน และ KPI
ฝ่ายขาย
Sale Volume & Accumulate Sale Volume
Sale Value & Accumulate Sale Value
Sale Plan Performance by Value
Sale Forecast Accuracy
ฝ่ายการตลาด
Market Share
No. of NPD
Promotion Program Effective & Efficiency
Customer Satisfaction Index
ฝ่ายสนับสนุน
Line Item Fill Rate
Perfect Order
Unfill Order by volume
ฝ่ายผลิต
Production Plan Performance
Master Production Schedule
No. of Change Form
IRA
Inventory Day Coverage
ฝ่ายจัดซื้อ
BOM Accuracy
Supplier Delivery Performance
Purchase Price Variance by volume
Purchase Price Variance by value
ฝ่ายการเงิน
DSO
DPO
Inventory Coverage Days
Obsolete Inventory
พร้อม เสนอแผนงาน และเป้าหมาย เดือนต่อไป (1 – 2 เดือน)
ให้ทุกคน ออกความคิดเห็นในที่ประชุม (Share relevant data & Participation)
5. ทำหน้าที่เสมือนโค้ช คอยสอนงาน สอนวิธีคิด และวิธีตัดสินใจอย่างเป็นระบบ
6. ขอมติจากที่ประชุม หาผู้รับผิดชอบ (People) ทำอะไร และกำหนดเสร็จเมื่อใด
7. เมื่อถึงหัวข้อการประชุมสุดท้าย ให้ถามในที่ประชุมว่า มีวาระเพิ่มเติม หรือไม่ หากเป็นวาระที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุม ไม่จำเป็นต้องเพิ่ม
8. สรุปผลการประชุม และการมอบหมายงาน ในทุก ๆ วาระ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันอีกครั้ง
9. วิพากษ์ การประชุม (Critique Meeting)
10. หาก มีนัด การประชุมในครั้งต่อไป ก็ให้แจ้ง
11. กล่าวปิดการประชุม และขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุม
12. ปิดการประชุม ให้ตรงตามกำหนดเวลา
ข้อคิด
1. ห้ามนำเครื่องมือสื่อสารใดๆ เข้าห้องประชุม (No Smartphone)
2. การนำเสนอ ต้องสั้นและกระชับ (Be Brief and Concise)
3. เน้นที่ปัญหา มากกว่า คน (Challenge Idea rather than People)
4. ไม่สนทนา หรือพูดคุย กลุ่มย่อย (No side Conversation or Comment)
5. เงียบ = ตกลง (ต้องทำตาม มติ) (Silence = Approval)
ขั้นที่ 3 ทบทวน ผลการประชุม (Review Meeting)
1. ส่ง ร่างรายงานการประชุม ให้ประธานอนุมัติ โดยมีรายละเอียด ดังนี้
o หัวข้อการประชุม
o วัตถุประสงค์ในการประชุม
o ผู้เข้าร่วม / ผู้ไม่ได้เข้าร่วม ประชุม
o เวลาเปิดประชุม
o รายละเอียดวาระประชุม
o ข้อเสนอแนะ / ทางเลือก
o มติที่ประชุม
o แผนการดำเนินงาน (Progress)
o เวลาปิดประชุม
o กำหนดการประชุมครั้งต่อไป
หากเป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ควรมีรายละเอียด ดังนี้
o ระบุถึงขอบเขตปัญหา
o วิเคราะห์ สาเหตุ ของปัญหา
o ทางเลือก, วิธีการแก้ปัญหา
o เกณฑ์ ในการตัดสินใจ
o ผลการ ตัดสินใจ
o ผู้รับผิดชอบ, เสนอแผนงาน และการติดตาม
2. ประธานตรวจ และรับรอง เอกสารรายงานการประชุม และให้แจกจ่ายให้กับผู้เกี่ยวข้อง ทุกคน ภายใน 24 ชั่วโมงหลังสิ้นสุดการประชุม หากมีข้อสรุป ที่เข้าใจไม่ตรงกัน (Probable Issue) ต้องทักท้วง ภายใน 24 ชั่วโมง
3. จัดเก็บรายงานการประชุม เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงในการประชุมครั้งต่อไป
4. ติดตาม แผน และผลการดำเนินงาน พร้อมทั้ง สนับสนุน ทรัพยากร อำนาจการตัดสินใจ และสิ่งอำนวยความสะดวก เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้สำเร็จ
5. หากเราไม่สามารถสนับสนุน สิ่งที่เขาต้องการ ควรอธิบายถึงเหตุผล และช่วยหาวิธีการอื่น ๆ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
6. แผนงานจำต้องรีบทำ และมีกำหนดที่ชัดเจน รวมทั้ง ติดตามงาน ตามกำหนดให้สำเร็จ (Progress)
