คุณใช้เวลา ในการประชุม ที่ไม่เกิดประโยชน์ มากเกินไป หรือไม่?
ผลการสำรวจของ Workfront พบว่า
เรื่องที่ รบกวน การทำงาน ของนักการตลาดถึง 64% ซึ่งทำให้เสียเวลาทำงานไปมาก
คือ การประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ หาข้อสรุปไม่ได้ หรือเกินความจำเป็น
จาก http://www.marketingprofs.com/charts/2015/28817/what-do-marketers-do-all-day-at-work#ixzz3r2X2pYba
หลักการ (What is the Concept?)
การประชุม ส่วนมาก เกิดจาก ความหวังว่า การนำคนที่เกี่ยวข้อง มาอยู่ให้พร้อมกัน
จะเป็นการสื่อสารที่ได้ประสิทธิภาพ ครั้งเดียว
หวังว่า การพูดคุยกันในห้อง จะเกิดความก้าวหน้าของงาน
จากการศึกษาพบว่า ในแต่ละเดือน มีการประชุม โดยเฉลี่ย 62 ครั้ง (เฉลี่ย = 2.8 ครั้ง/วัน = 62/22)
ผู้บริหาร ใช้เวลา ทำงาน 40% – 50% ในการประชุม คือ ประมาณ 23 ชั่วโมง/สัปดาห์
พบว่า การประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ (Unproductive) มีถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ = 33.9 %
Weekdone.com
สำหรับ ผู้จัดการ การประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ มีถึง 67% – 69%
สำหรับ พนักงาน การประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ มีถึง 54%
ในระหว่างประชุม พนักงาน
73% – 92% ทำงานอื่น
90% นั่งฝัน หรือคิดเรื่องอื่น
25% พูดในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
Workfront.com/marketer-stress
http://blogs.hbr.org/2014/04/how-a-weekly-meeting-took-pp-300000-hour-a-year
จึงเกิด คำถามว่า
การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ (Effective Meeting in Operation Excellence) เป็นอย่างไร?
วิธีการใช้ (How to use?)
ใช้กระบวนการ ในการบริหาร การประชุม (Meetings as a Continuous Process) ดังนี้
Plan Meeting > Conduct Meeting > Review Meeting
การประชุมที่มีประสิทธิผล (Productive Meeting) มี 3 ขั้นตอน (9 Ps’) คือ
1. วางแผน การประชุม (Plan Meeting)
Planning
Perspective
Purpose
Preparation
Process
2. ดำเนิน การประชุม (Conduct Meeting)
People
Participation
3. ทบทวน ผลการประชุม (Review Meeting)
Probable Issues
Progress
http://www.results.com/the-5ps-of-productive-meetings
ผลลัพธ์ที่ได้ (Output & Result)
เพิ่มประสิทธิผล เพื่อให้การประชุม ได้ผลลัพธ์ อย่างเต็มที่ (Achieve the Desired Outcome)
เกิดผล และความก้าวหน้า ในการปฏิบัติงาน (Next Step Plan)
เพิ่มประสิทธิภาพของการประชุม ลดเวลาที่ต้องเสียไป (Waste Time)
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Key Success Factor)
1. ผู้นำ การประชุม ต้อง กำหนดวัตถุประสงค์ และนโยบายที่ชัดเจน
2. ผู้จัดการ การประชุม ต้อง วางแผน การประชุม ให้ละเอียด รอบด้าน
3. ผู้เข้าร่วม ประชุม ต้องมีความรับผิดชอบ ในการดำเนินงานตามมติที่ประชุมให้แล้วเสร็จ ก่อนการประชุมครั้งต่อไป
ข้อควรระวัง และปัญหาที่พบ
เรื่อง ไม่จำเป็น ไม่ต้องประชุม
ไม่มี วาระการประชุม ที่ชัดเจน ไม่ต้องประชุม
ไม่มี การเตรียมการก่อนว่า จะคุยเรื่องไหน ต้องตัดสินใจอะไร ไม่ต้องประชุม
ไม่มี กรอบเวลา ในการประชุม ไม่ต้องประชุม (กำหนดเวลาประชุม แต่ละหัวข้อ ไม่ให้เกิน 30 นาที)
คนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้อง ไม่ต้อง เข้าประชุม
ห้าม นั่งอ่านอีเมล หรือทำงานอย่างอื่นในเวลาประชุม ซึ่งทำให้ไม่โฟกัสกับการประชุม งานที่ได้มีคุณภาพน้อยลง
การประชุม เริ่ม ตรงเวลา และ เลิก ตรงเวลา
(อ่านต่อ รายละเอียด กระบวน การในการบริหารการประชุม ขั้นตอนที่ 1 – ขั้นตอนที่ 3)
