เทคนิค “จัดลำดับความสำคัญ” ช่วยให้บริหารเวลาได้ ทำงานเสร็จทันเดทไลน์แน่นอน!

ในวันๆ นึงของผู้ประกอบการ ต้องรับมือกับความรับผิดชอบที่หลากหลาย และงานที่มากมาย ในหมู่งานเหล่านั้นก็มีทั้งงานที่เร่งรีบ งานที่สบายๆ และงานที่ต้องให้ความสำคัญ ซึ่งทำให้ทักษะการบริหารเวลา จัดลำดับความสำคัญนั้นเป็นสิ่งจำเป็นมากในตัวผู้ประกอบการทุกคน

หากคุณไม่สามารถจัดการทุกสิ่งทุกอย่างได้ดีและทันเวลา ก็จะทำให้งานล่าช้า และขาดซึ่งความไว้วางใจ รวมทั้งอาจส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ไปทั้งบริษัทเลยก็ได้เช่นกัน ถ้างานวันนี้ยังไม่เคลียร์ ก็จะทำให้พรุ่งนี้ได้รับงานใหม่มาทับถมเรื่อยๆ จนในที่สุดก็ทำไม่ทัน

ดังนั้นสำหรับผู้ประกอบการทุกคนที่มีงานล้นมือ คุณสามารถบริหารทุกงานให้เสร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี เพียงแค่จัดระเบียบงานให้อยู่ในกรอบของทั้ง 4 ข้อนี้

1. งานสำคัญ และต้องรีบทำ

งานประเภทนี้ คืองานที่คุณต้องทำก่อนเป็นอันดับแรกที่สุด มีงานไหนที่ต้องส่งเร็วที่สุด อาจจะพรุ่งนี้ หรืออาทิตย์หน้า ที่มีความสำคัญอย่างมาก ใช้เวลาทำนาน ซึ่งงานเหล่านี้อาจจะกินพลังงานเยอะมาก ทำให้คุณไม่สามารถเอาไปทำทีหลังได้ เนื่องจากจะทำให้คุณหมดแรงที่จะทำมันนั่นเอง ดังนั้นงานเหล่านี้ต้องมาก่อน และเคลียร์ให้เสร็จก่อนทุกๆ งาน

2. งานสำคัญ แต่พอมีเวลาให้ทำอยู่บ้าง

สำหรับงานชนิดนี้อาจจะต้องใช้เวลาในการทำนานสักหน่อย มีการระดมหัวคิด ช่วยกันวางแผน ซึ่งอาจจะไม่เร่งรีบมาก แต่ก็เป็นงานสำคัญที่ต้องทำเช่นกัน ให้คุณวางแผนเอาไว้ทำต่อจากงานข้างต้น เพราะสุดท้ายแล้วถ้าคุณผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ ก็จะทำให้งานนี้เปลี่ยนเป็น “งานสำคัญ และต้องรีบทำทันที” แทน ซึ่งเมื่อถึงตอนนั้นคุณจะทำมันไม่ทันแน่นอน

3. งานไม่สำคัญ แต่ต้องรีบทำ

งานพวกนี้มักจะเป็นงานจุกจิก ยิบย่อย ที่เข้ามาระหว่างวันมากกว่า ไม่ได้ช่วยให้บริษัทคุณคืบหน้าไปได้มากเท่าไหร่ หรือแทบจะไม่ต้องใส่ใจก็ได้ ถ้าคุณมีเวลาว่างก็อาจจะรีบเคลียร์มันให้จบๆ ไปก็จะเป็นเรื่องที่ดี แต่ถ้าไม่ว่างก็ลองขอความร่วมมือให้คนอื่นทำแทนก็ได้ แล้วคุณก็เอาเวลาไปทำในส่วนข้างต้นดีกว่า งานประเภทนี้เช่น การส่งเอกสาร หรือการรับสายลูกค้า

4. งานไม่สำคัญ และไม่ต้องรีบทำ

สำหรับงานเหล่านี้จริงๆ ไม่ต้องให้ความสำคัญเท่าไหร่ก็ได้เช่นกัน เพราะจะทำ หรือไม่ทำ ก็ไม่มีผลอะไรตามมา แถมจะยิ่งทำให้เกิดการเสียเวลาฟรี เนื่องจากมันเป็นงานที่ไม่สำคัญ และไม่ได้ต้องการให้ทำเสร็จในเร็ววัน ทางที่ดีเก็บงานเหล่านี้เอาไว้ท้ายสุด ทำตอนเวลาว่าง หรือทำตอนที่ไม่รู้จะทำอะไรดีกว่า งานประเภทนี้เช่น การจัดโต๊ะ การซื้อกระดาษ A4 มาเก็บไว้ เป็นต้น