ในฐานะหัวหน้าคุณเองก็มีแนวโน้มจะต้องพบเจอกับลูกน้องที่มีปัญหาอย่างมาก และสร้างเรื่องอยู่เป็นประจำ ซึ่งการทำผิดบางครั้งอาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อย อย่างเช่น การทิ้งขยะไม่เป็นที่ การทำงานผิดพลาดจุดเล็ก ๆ หรือการแอบนินทาคนอื่นลับหลังบ้างเป็นบางคราว
ซึ่งทั้งหมดนี้ดูจะเป็นการกระทำที่ไม่ร้ายแรง และพอรับได้ แต่หากปล่อยไว้นานเข้า ความเจ้าปัญหาอาจจะเพิ่มมากขึ้น จนส่งผลกระทบต่อผู้อื่นได้เช่นกัน การเงียบไปของคุณในฐานะหัวหน้าไม่ใช่ทางที่ถูกต้อง เพราะจะเปรียบเหมือนการให้ท้าย พฤติกรรมนั้นสุดท้ายก็จะถูกเหมารวมว่ายอมรับได้ และมีคนปฏิบัติต่อๆ กันไปจนทำลายองค์กรในที่สุด
ดังนั้นทางที่ดีคุณต้องตัดไฟตั้งแต่ต้นลม ปฏิบัติกับลูกน้องที่เจ้าปัญหาคนนี้อย่างจริงจัง และให้คนอื่นรับรู้ด้วย เพื่อไม่ให้เอาตามเป็นเยี่ยงอย่าง และสร้างสังคมการทำงานที่ดีอย่างที่คุณต้องการ ซึ่งวิธีการเรียกคุยแบบประนีประนอมกัน และรักษาความสัมพันธ์เอาไว้มีดังนี้
ทำความเข้าใจว่าการตักเตือนมันยาก แต่มีความหมาย
คนไทยจะมีความขี้เกรงใจที่ทำให้ไม่กล้าว่ากล่าวตักเตือนคนที่ทำผิดเล็ก ๆ น้อย ๆ และมองว่าเป็นสิ่งเล็กน้อยที่สามารถปล่อยผ่านได้ แต่เมื่อมันรวมกันเยอะเข้า พฤติกรรมเหล่านั้นก็จะสร้างความเดือดร้อนให้คนอื่นเช่นกัน ดังนั้นต่อให้คุณจะลำบากใจที่ต้องเรียกพนักงานคนดังกล่าวมาตักเตือน แต่ก็ต้องทำ เพราะมันมีความหมายกับองค์กรของคุณจริง ๆ ซึ่งการที่คุณเข้าใจถึงความสำคัญตรงนี้ว่าพฤติกรรมนี้มันส่งผลกับองค์กร หรือเพื่อนร่วมทีมคนอื่นยังไง ก็จะทำให้คุณกล้าพูดกับพนักงานตรง ๆ มากขึ้น
เปิดเรื่องให้ซอฟต์ เพื่อให้การว่ากล่าวง่ายขึ้น
สำหรับหัวหน้าที่ไม่อยากจะว่าลูกน้องสักเท่าไหร่ การเปิดเรื่องเป็นสิ่งสำคัญ เพราะคำพูดแรกที่คุณใช้ บวกกับอารมณ์ที่คุณแสดงออกไป จะทำให้พนักงานรู้สึกได้ทันทีว่าการสนทนาครั้งนี้เป็นบวกหรือเป็นลบ ดังนั้นคำพูดซอฟต์ที่ควรใช้คือ “ผมเห็นว่าคุณชอบทำ… ซึ่งไม่มั่นใจว่ามันเป็นยังไง แต่ในมุมมองผมว่ามันน่าเป็นห่วงอยู่
เพราะ..”
และ
“ที่ผมต้องพูดเรื่องนี้ เพราะคิดว่ามันน่าจะมีประโยชน์ต่อทุกคน และเป็นประโยชน์ต่อบริษัทด้วย”
….การเปิดและปิดที่ดีจะทำให้พนักงานเบาใจ รู้ว่าตัวเองผิดจริง แต่จะไม่แค้นเคือง และมองว่ามันเป็นเรื่องสมควรที่จะต้องแก้ไข
วางแผนก่อนการเรียกคุย
การวางแผนก่อนพูดนั้นสำคัญมากสำหรับหัวหน้าอย่างคุณที่เรียกใครสักคนคุย เพราะจะทำให้คุณพูดอยู่ในประเด็น และรู้ว่าจะจบลงเมื่อไหร่ รู้ว่าบทสนทนานี้จะได้รับการตอบรับอย่างไรถึงจะสิ้นสุด ซึ่งแตกต่างจากการพูดไปเรื่อย ที่อาจทำให้คุณลากประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาพูด ทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาโดนว่าในสิ่งที่ไม่ใช่ความจริง หรือไม่เกี่ยวข้องกับตัวเอง และจะกลายเป็นแผลในใจระหว่างคุณกับเขาไปแบบไม่ทันตั้งตัว ดังนั้นจัดเรียงความคิดให้ดีก่อนจะพูดคุย ถึงจะได้ประสิทธิภาพสูงสุด
ถามหาสาเหตุถึงการกระทำของเขา
สำหรับพนักงานคนไหนที่ทำผิดซ้ำจุดเดิมเป็นประจำ เคยเตือนแล้วก็ยังคงทำซ้ำอีก การเรียกคุยในครั้งนี้คุณต้องถามหาเหตุผลในการกระทำของเขามาให้ได้ เพื่อที่จะได้แก้ไขกันอย่างตรงจุด ซึ่งการรับรู้ถึงปัญหาจะช่วยให้คุณแก้ไขสิ่งต่างๆ ได้ไวขึ้นกว่าการปล่อยให้เขาเผชิญกับมันแค่เพียงคนเดียว เช่น การกินอาหารแล้วไม่เก็บ อาจเพราะก๊อกน้ำ หรือเครื่องมือทำความสะอาดของออฟฟิศไม่ดีมากพอ ขยะที่กองไว้บนโต๊ะ ก็อาจเพราะที่ออฟฟิศไม่มีถังขยะให้ใช้ และสิ่งแวดล้อมอื่น ๆ เองก็อาจเป็นสิ่งที่คุณมองข้ามไปได้เช่นกัน ดังนั้นถามหาสาเหตุทุกครั้งก่อนตำหนิในเรื่องใด
พูดข้อเสีย และข้อดี ให้เกิดกำลังใจ
การเรียกคุยจะให้ดีต้องตำหนิในที่ลับตาคนเท่านั้น ห้ามว่า หรือพูดถึงข้อผิดพลาดของเขาให้คนอื่นรู้เป็นอันขาด เพื่อไม่ให้เกิดการข้องใจในภายหลัง เพราะไม่ว่าใครก็คงไม่อยากถูกตำหนิต่อหน้าคนเยอะ ๆ ให้เกิดความอับอายทั้งนั้น นอกจากจะทำให้เกิดผลกระทบกับความสัมพันธ์แล้ว ยังส่งผลต่อกำลังใจในการทำงานอีกด้วย ซึ่งทางที่ดีคุณควรพูดทั้งข้อเสียและข้อดีไปพร้อม ๆ กันในการตำหนิครั้งนั้น เช่น พูดถึงข้อเสียก่อน และชมในตอนหลังว่าเขาเองก็มีข้อดีเช่นกัน เพื่อเป็นการให้กำลังใจอยากพัฒนาตัวเองเป็นคนที่ดีขึ้น
