หลายๆบริษัทไม่มีการทำ Job Description ดังนั้นการทำงานจึงออกมาในรูปแบบช่วยๆกันทำ ซึ่งพอมีปัญหาเกิดขึ้น ก็มักจะหาคนรับผิดชอบไม่เจอ หรือบางครั้งการมี JD ก็อาจเกิดปัญหาไม่อัพเดท เพราะงานที่ทำจริงกับ JD ไม่สอดคล้องกัน, มี JD เอาไว้ให้กันผู้ตรวจสอบระบบมาตรฐาน, มี JD แต่เมื่อดูงานแล้วไม่รู้ใครเป็นหัวหน้าลูกน้อง, มี JD แล้วเอาไปทำอะไรไม่ได้, เวลาสัมภาษณ์งานแล้วได้คนไม่ตรงโจทย์, เงินเดือนลูกน้องที่อยู่นานแซงหัวหน้าที่เพิ่งเข้ามา, บางตำแหน่งไม่รู้ว่าจะเติบโตไปตำแหน่งไหนเมื่อไหร่หรือบอกไม่ได้ว่าใครทำงานได้ตามมาตรฐานหรือสูงกว่ามาตรฐาน
จริงๆแล้ว Job Description เอาไปทำอะไรได้บ้าง?
- นำไปใช้ในการคัดเลือกบุคลากร
เช่นเมื่อเรารู้ว่าตำแหน่งงานนี้ต้องการคนที่อดทน กล้าตัดสินใจ แก้ไขปัญหาเก่ง เราจะออกแบบการคัดเลือกให้ได้คนที่ต้องการได้อย่างไร ซึ่งรูปแบบและวิธีการคัดเลือกคนแต่ละตำแหน่งอาจจะไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับคุณลักษณะของคนที่กำหนดไว้ในส่วนที่เราเรียกว่า “Job Competency” กับคุณสมบัติที่กำหนดไว้ใน “Job Specifications”
- เพื่อออกแบบเส้นทางการฝึกอบรม (Training Road Map)
หากเรารู้ว่าคนตำแหน่งนี้จ้างเขามาทำอะไร เราจะต้องตอบคำถามต่อไป แล้วเขาจะต้องทำอะไรได้บ้าง เมื่อไหร่ แล้วเขาต้องรู้ ต้องมีทักษะอะไร แล้วเมื่อไหร่จึงจะทำงานได้ตามหน้าที่ที่กำหนด เขาจะต้องเรียนรู้เอง ต้องสอน ต้องส่งไปอบรมหรือทำงานไปสอนไปแบบ On the Job Training (OJT)
- ใช้ในการกำหนดมาตรฐานของงาน (Job Standard)
เพื่อตอบคำถามว่าเมื่อจ้างเข้ามาแล้ว เมื่อไหร่เขาจะต้องทำได้ตามครบตามมาตรฐานที่องค์กรต้องการ ซึ่งมาตรฐานนี้แหละที่เราเรียกว่า “Job Standard” คือทำงานได้คุ้มค่ากับเงินเดือนที่จ้างมา
- ใช้ในการประเมินค่างานเพื่อกำหนดเงินเดือน
จะรู้ได้อย่างไรว่าใครควรได้เงินเดือนสูงกว่าใคร ก็ต้องย้อนกลับไปดูว่าใครทำอะไร สิ่งที่ทำใน JD นั้น ตำแหน่งไหนมีคุณค่าหรือสำคัญต่อองค์กรมากกว่ากัน เช่น ใครรับผิดชอบเงินมากกว่า ใครดูแลคนมากกว่า ใครต้องใช้ความรู้สูงกว่า ใครต้องตัดสินใจยากกว่า ฯลฯ
- ใช้ในการประเมินผลงานประจำปี
ถ้าไม่มี JD จะรู้ได้อย่างไรว่าต้องประเมินผลงานประจำปีคนแต่ละตำแหน่งจากอะไร เพราะถ้าไม่รู้ว่าหน้าที่จริงๆ หน้าที่หลอกๆ หน้าที่แบบคนมีน้ำใจ หน้าที่ชั่วคราวถาวรคืออะไร ก็ไม่สามารถกำหนดหัวข้อประเมินผลงานได้ ซึ่งใน JD สมัยใหม่จะกำหนดไว้เลยว่าตำแหน่งงานนี้ทำอะไร องค์กรคาดหวังอะไร แล้วหัวข้อประเมินผลงานเขามีอะไรบ้าง
- ออกแบบความก้าวหน้าในอาชีพ
หากเราทำ JD ของทุกตำแหน่งได้ครบถ้วน สามารถเอา JD มาเรียงร้อยต่อกันได้ว่าถ้าคนในตำแหน่งที่ต่ำกว่า หากเขาต้องการเติบโตก้าวหน้าในองค์กร เขาจะขึ้นไปในตำแหน่งไหนได้บ้าง? เมื่อไหร่? อย่างไร?
แล้ว Job Description ที่ถูกต้องควรทำยังไง?
- ต้องเขียนภารกิจหลักขององค์กรก่อน
หน้าที่แต่ละคนไม่ได้เริ่มต้นจากตำแหน่งงานตัวเอง แต่ต้องมาจากภารกิจของแต่ละหน่วยงาน แล้วภารกิจของแต่ละหน่วยงานก็ต้องมาจากภารกิจขององค์กร ดังนั้นหากจะทำระบบ JD ให้ถูกต้องต้องเริ่มจากการกำหนดภารกิจหลักขององค์กรก่อน อาจจะเรียกว่า Business Functions ก็ได้ว่ามีอะไรบ้าง เช่น ต้องทำการตลาด ต้องจัดหาวัตถุดิบ ต้องผลิต ต้องขาย ฯลฯ
หากไม่รู้ว่าภารกิจองค์กรมีอะไรบ้างก็อาจจะลองทำขั้นตอนของธุรกิจที่เรียกว่า Business Flow ดูก่อนก็ได้ก็จะเห็นว่าธุรกิจเริ่มต้นที่ไหน?ไปจบที่ไหน? แต่ละขั้นตอนองค์กรต้องทำอะไรบ้าง? ซึ่งจะทำให้เห็นชัดเจนยิ่งขึ้น
- ต้องเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบหลักของหน่วยงาน
เมื่อกระจายภารกิจขององค์กรส่วนหน่วยงานแล้ว ก็ต้องตรวจสอบดูด้วยว่าภารกิจขององค์กรอยู่ครบ ไม่ขาดหายไปไหน และต้องไม่ซ้ำกันกันระหว่างหน่วยงาน เพราะบางเรื่องต้องทำร่วมกันหลายหน่วยงาน จะต้องมองเห็นได้ทั้งภารกิจว่าแต่ละภารกิจมีหน้าที่หลักอะไรบ้างและมองเห็นในขณะเดียวกันว่าหน่วยงานไหนรับผิดชอบอะไร
- ต้องเขียนหน้าที่หลักของแต่ละตำแหน่งงาน
ต้องกระจายหน้าที่ความรับผิดชอบหลักของหน่วยงานสู่ตำแหน่งงานตั้งแต่หัวหน้าถึงลูกน้อง ในขั้นตอนนี้จะต้องทำไปพร้อมๆกันในแต่ละงาน เพื่อตอบคำถามว่า หน้าที่หลักของหน่วยงานเรื่องนี้ผู้จัดการทำอะไร?หัวหน้าทำอะไร? ลูกน้องทำอะไร? ทยอยเขียนไปให้ครบทุกหน้าที่หลัก ซึ่งจะเห็นภาพชัดเจนว่าหน่วยงานมีงานหลักอะไรบ้าง? แล้วแต่ละตำแหน่งรับผิดชอบอะไร? ทำหน้าที่อะไร? ที่สำคัญจะช่วยให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่ของหัวหน้ากับลูกน้องในแต่ละงานได้อย่างชัดเจนอีกด้วย
ทั้งหมดนี้จะทำให้องค์กรหรือผู้บริหารที่เกี่ยวข้องเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า Job Description ไม่ใช่แค่กระดาษที่เขียนหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อไว้ให้ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ตรวจสอบเท่านั้น แต่ JD คือฐานรากของระบบการบริหารบุคลากรในองค์กรที่สำคัญที่สุด หาก JD ไม่ดี จะส่งผลกระทบต่อระบบย่อยๆในการบริหารคนอีกหลายเรื่องดังที่ได้กล่าวมาแล้ว
ขอขอบคุณ : ณรงค์วิทย์ แสนทอง
Strategic Performace Consultant NS Values Co.,Ltd.
