สิ่งที่ควรทำ… ไม่ควรทำ… ในการประชุมทีมขาย
มนต์ชัย สุนทราวัฒน์
ผู้นำขาย ต้องนำ ทีมขาย ให้มีพฤติกรรม ที่ต้องการจะ เพิ่มยอดขาย อย่างต่อเนื่อง โดยใช้ การประชุมการขาย เป็นเครื่องมือ ในการบริหาร ติดตาม และพัฒนา ดังนี้
A. สิ่งที่ ควรจะทำ ในการประชุม
1. มีโครงสร้าง วาระ ลำดับการประชุม และระยะเวลา อย่างเป็นระบบ และชัดเจน (Structured agenda)
2. เริ่มตรงเวลา และเลิก ก่อนเวลา (Start on time and end early)
3. สรุปสาระให้กระชับ ทำให้เนื้อหาน่าสนใจ
4. เป็นการสรุปผลงานที่ผ่านมา ยืนยันแผนงานปัจจุบัน และ เสนอแผนงานที่จะบรรลุเป้าในอนาคต
5. รับทราบ ความสำเร็จ และชมเชย ชัยชนะของแต่ละคน
6. ส่งเสริมให้การอภิปราย และการแบ่งปัน บทเรียน จากการปฏิบัติงาน โดยทุกคนมีส่วนร่วม(Contribution)
7. มีข้อสรุป ให้ แต่ละคน ไปดำเนินการต่อ ได้
8. แต่ละคนรู้ว่า จะทำอะไร อย่างไร ต่อไป ส่งงาน เมื่อไรทำให้ ผู้ร่วมประชุม ไม่อยากจะพลาด การเข้าร่วมประชุม (What Learned?)
B. สิ่งที่ ไม่ควรจะทำ ในการประชุม
1. ไม่มีโครงสร้างการประชุม ทำให้สับสน
2. ใช้เวลาประชุมนาน เริ่มสาย และเลิก เลยเวลา
3. เนื้อหา เป็นการรายงาน เล่านิทาน เล่าประวัติศาสตร์ หาข้ออ้าง น่าเบื่อ และเหมือนเดิม (ไม่มีอะไรใหม่ๆ)
4. หาจุดผิด และ เน้น ย้ำ ความล้มเหลวของแต่ละคน
5. จำกัด การแบ่งปันข้อมูล ทำให้เกิดการ แบ่งส่วน งานใคร งานมัน (Creation of silos)
6. จบการประชุม ไม่มีข้อสรุป, ประชุม เพื่อ เดือนหน้า จะได้มา ประชุมใหม่
7. ไม่มีใครรู้ว่า ควรจะทำอะไร ต่อไป
8. ไม่มีเหตุผล (ประโยชน์) ว่า ทำไมเขา ควรจะเข้าร่วมการประชุมนี้
C. เคล็ดลับ ในการประชุมที่ดี:
1. การฟัง ผู้นำการประชุม ควรฟังให้ มากขึ้น และพูดให้ น้อยลง ประชุมการขาย ไม่ใช่ การฝึกอบรมการขาย
แต่ละคำถาม ควรกระตุ้นให้เกิด การอภิปราย ใช้ข้อมูลจริง เวลาจริง ในสถานการณ์การขายที่เป็นจริง (3 จริง – ไม่ใช่สมมุติ)
2. การเรียนรู้ ขอให้สมาชิก แบ่งปันการเรียนรู้ จาก ความท้าทาย และปัญหา ที่เกิดขึ้น ส่งเสริมให้ แบ่งปันเคล็ดลับ จากการทำงานที่ประสบความสำเร็จ และจะเป็นประโยชน์กับทีม
3. การสื่อสารทีมงาน ต้องการคำแนะ และทิศทาง จากผู้นำ สื่อสาร ภาพรวม กลยุทธ์ การลำดับความสำคัญ ของเป้าหมาย และตัวชี้วัด กับทีมในฐานะที่เป็นผู้นำ ควรมุ่งเน้นไปที่ “อะไร” (วิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์)
4, การลงมือทำ ปล่อย “วิธีการ” (ยุทธวิธี และการดำเนินงาน) ให้เป็นความรับผิดชอบของทีมงาน มุ่งเน้นไปที่ แผนที่พวกเขาจะทำ ให้ได้ผลกลับมา ในการประชุมครั้งต่อไป ให้โอกาส ในการก้าวไปข้างหน้า โดยให้สมาชิกแต่ละคน ควรมีส่วนร่วมอย่างน้อย 1 อย่าง
สรุป
1. การประชุมการขาย ควรจะมีเป็นประจำ ทุกเดือน และเพื่อให้ทีมงานสามารถ วางแผนตารางเวลา ตามรอบการขายได้
2. ควรกำหนด วันที่ประชุม ในแต่ละเดือน ทุกเดือน ครบทั้งปี ล่วงหน้า เพื่อ ป้องกัน ข้อแก้ตัว ที่อาจจะเกิดอะไรขึ้น
3. ทำให้การประชุม เป็นนิสัย เป็นระบบ ส่งวาระการประชุม ก่อน อย่างน้อย 24 ชั่วโมง (48 ชั่วโมง จะดีมาก) เพื่อให้ทีม ได้จัดทำ และตระเตรียมข้อมูล
4. วัตถุประสงค์ในการประชุม เพื่อ
4.1 สรุปผลงาน (Sales Performance & Forecast Accuracy) และข้อดี – ข้อเสีย ของเดือนที่ผ่านมา (เดือนที่ -1)
4.2 ใช้บทเรียน ในข้อ 4.1 ในการยืนยัน (หรือ ปรับปรุง) แผนขาย เดือนหน้า (เดือนที่ 0)
4.3 ใช้บทเรียน ในข้อ 4.1 + 4.2 เสนอแผนขาย (Sales Plan & Sales Forecast) เดือนถัดไป (เดือนที่ 1-2)
หากคุณต้องการจะ สร้างทีมงานขายที่มีประสิทธิผล และประสิทธิภาพสูง กำหนดตารางการประชุม กับทีมงานขาย เดี๋ยวนี้ !
