เมื่อไม่นานมานี้ผมมีโอกาสได้รับเชิญให้ไป “ทอล์คโชว์” ในงานเลี้ยงสังสรรค์บรรดาเถ้าแก่ อาเฮียและอาเจ้เจ้าของร้านค้าและสถานบริการ เช่น เจ้าของอู่รถ โรงกลึง ฯ ลฯ หรือจะเรียกเป็นภาษาทันสมัยไปกับยุคคือ เจ้าของกิจการระดับ SME โดยผู้จัดขอให้ผมแนะนำว่า ถ้าท่านที่มาในวันนั้นอยากจะพัฒนาธุรกิจของเขาที่มีลักษณะทำงานกันแบบ “ครอบครัว” ให้ดูเป็นสากลมีลักษณะเป็น “ระบบ” ควรปฏิบัติการใดบ้าง
ผมจึงถือโอกาสขอเอาเนื้อหาที่พูดในวันนั้นมาเผยแพร่ในคอลัมน์นี้ด้วย นอกจากคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้อ่านที่สนใจในเรื่องการบริหารคนหรือ HR แล้ว ยังทำให้ผมได้รับค่าเรื่องจากเรื่องที่เคยได้รับค่าพูดมาครั้งหนึ่งแล้ว เท่ากับเรื่องหนึ่งเดียวสามารถทำมูลค่าได้ถึง ๒ ครั้ง ความคิดดีไหมล๊ะ แต่คงไม่ประนามว่าผมเป็นคนค้ากำไรเกินควรนะครับ…….ฮ่า ที่ผมแนะนำไปในคืนวันนั้นที่หลัก ๆ อยู่มี ๒ ประการคือ
ประการแรก ผมเห็นว่าควรมีการกำหนดตำแหน่งของคนที่จ้างมาทำงาน
คนที่ทำงานกับเรานี่แต่ละคนควรมีตำแหน่ง ไม่ใช่รับใครมาทำงานด้วยก็ถือว่าเป็น “ลูกจ้าง” ต่อไปนี้ต้องทำงานทุกอย่างตามที่ “นาย” หรือตัวผู้ว่าจ้างเป็นผู้สั่ง ซึ่งลักษณะการทำงานในลักษณะดังที่ว่านี่มันน่าจะเป็นระบบ “ทาส”มากกว่า ซึ่งสมัยนี้ไม่ควรมีอย่างยิ่ง เพราะตามประวัติศาสตร์นี่ ประเทศไทยเราเลิกทาสกันมาตั้งแต่สมัยรัชกาลที่ ๕ แล้ว
เพราะฉะนั้นหากร้านหรือโรงงานขนาดย่อมของเราอยากจะให้ทำงานเป็นระบบ คนที่เป็นลูกจ้างของเราทุกคนต้องมีตำแหน่ง เช่น คนทำงานเป็นยามอาจปรากฏในประกาศหรือคำสั่งของร้านให้เป็น “พนักงานรักษาความปลอดภัย”หรือปัจจุบันรู้จักกันแพร่หลายในนาม “รปภ.” คนที่ช่วยขายของในร้านอาจจะได้ตำแหน่ง “พนักงานฝ่ายขาย” แม้กระทั่งคนทำหน้าที่ปัดกวาดเช็ดถูก็อาจถูกแต่งตั้งเป็น “พนักงานรักษาความสอาด” เรียกย่อ ๆ ว่า “รคส.” โก้ไม่แพ้ “รปภ” เหมือนกันนะ จะบอกให้
ส่วนแต่งตั้งไปแล้ว เราอาจจะใช้หรือไหว้วานเขาให้ทำมากไปกว่าตำแหน่งก็น่าจะได้ เช่น เมื่อมีรถมาส่งสินค้า อาจจะต้องระดมทั้ง รปภ. และ รคส. มาช่วยพนักงานพัสดุครุภัณฑ์ (พคภ.) ขนสินค้าเข้าโกดัง คงไม่มีใครกล้าปฏิเสธคำสั่งของอาเสี่ย เอ๊ย………ผู้จัดการร้านหรอก จริงไหมครับ เพราะคนไทยนี่โดยปกติจะเป็นคนที่มีน้ำใจอยู่แล้ว ไม่งั้นจะมีเพลง “ไทยเป็นชาติที่มีน้ำใจ……”หรือครับ……..แฮ่
ถ้าเกิดพนักงานคนใดหัวหมอแย้งว่า เป็นการสั่งให้ทำงานเกินหน้าที่ ก็อธิบายหรืออ้างว่า “นี่เป็นภาวะฉุกเฉิน” คนเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้าย่อมมีอำนาจพิเศษสั่งการได้ จะยกตัวอย่างว่า ระดับชาตินายกรัฐมนตรียังมีมาตรา ๔๔ ไว้ใช้ในทุกกรณีย์เลย ตัวอย่างมีชัดเจน เถียงเรายากหรือในประกาศเวลาบรรจุคนในตำแหน่ง อาจมีสิ่งที่เรียกว่า job discliption หรือรายละเอียดของตำแหน่งนั้นต้องทำอะไรบ้าง อาจจะขมวดไว้ตอนท้ายว่า “ทำตามผู้จัดการสั่ง” หรือ “ทำทุกอย่างตามที่ประธานสั่ง” ก็ย่อมได้
การมีประกาศว่าใครอยู่ในตำแหน่งอะไร เป็นการให้ความสำคัญกับผู้ปฏิบัติหน้าที่อีกด้วย คนที่ได้รับการแต่งตั้งย่อมมีความภาคภูมิใจว่า ตัวไม่ใช่คนธรรมดามีตำแหน่งกับเขาเหมือนกัน แม้จะไม่ใช่ตำแหน่งใหญ่โตอะไร แต่ก็เป็นคนที่มีความหมายมีตัวตนอยู่ในสถานที่ทำงานนั้น เป็น somebody ไม่ใช่ nobody
จะให้ผู้มีตำแหน่งมีความรู้สึกยินดีหรือมีความภูมิใจมากขึ้น ทางเจ้าของหรือผู้จัดการธุรกิจควรจะออกบัตรประจำตัวพนักงานของบริษัทมีรูปถ่ายติดบัตรแสดงตนด้วย แม้จะไม่เอาไปใช้แทนบัตรประชาชนไม่ได้ แต่ก็เอาไว้โชว์พี่น้องเพื่อนฝูงให้เห็นว่า เป็นคนมีระดับมีสังกัดอ้างอิงกับเขาเหมือนกัน
ประการที่สอง ควรจะมีกฏเกณฑ์กติกาที่แน่นอนเป็นลายลักษณ์อักษร
การบริหารที่เป็นระบบควรเป็นการปกครองโดยกฏหมายไม่ใช่การปกครองโดยคน หมายความว่าควรมีกำหนดกฏเกณฑ์เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับสิทธิหรือสวัสดิการต่าง ๆ ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับตัวผู้ปกครอง เช่น จะลาพักร้อนสัหน่อยก็ต้องคอยลุ้นว่าเจ้านายจะอนุญาตหรือไม่อนุญาต ต้องคอยหาจังหวะตอนเจ้านายอารมณ์ดีค่อยไปขอ เพราะถ้าไปขอผิดจังหวะอาจจะถูกตะเพิดออกมาทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้ออกปากขอเลย ทำให้ร้อนตั้งแต่ยังไม่ได้พักเลย
ควรมีระเบียบกำหนดแน่นอนว่า พนักงานจะมีวันพักร้อนปีละกี่วัน จะแบ่งลาซอยเป็นคราวละสองวันสามวันได้หรือไม่ได้ หรือต้องลารวดเดียวเลย ถ้าหากจะลาต้องยื่นก่อนถึงกำหนดกี่วัน มีระยะหรือช่วงไหนบ้างที่ไม่ให้ลา ทางเจ้านายจะมีสิทธิอย่างไรในการยับยั้งการลา อาจจะมีแบบฟอร์มการลาให้กรอกเพื่อความสะดวก เมื่อยื่นลาแล้วก็รอฟังผลเป็นลายลักษณ์อักษรหรือวาจาก็แล้วแต่
สิทธิสวัสดิการต่าง ๆ ที่ให้กับพนักงาน ควรมีประกาศให้ได้ทราบชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร อาจจะรวบรวมทำเป็นหนังสือคู่มือแจกให้กับพนักงานทุกคนที่ทำงานด้วย ทุกคนจะได้รับรู้รับทราบ และถ้ากำหนดไว้แล้ว ไม่ควรเบี้ยวเป็นอันขาดไม่งั้นแล้วก็จะไม่เป็นระบบ ไม่มีมาตรฐาน ไม่ใช่ใช้อารมณ์ “หนังสือไม่สำคัญหรอกโว้ย กูไม่ให้ซะอย่าง มึงจะทำไม” ถ้าแบบหลังละก็ไม่มีระบบแน่นอน
ในวันนั้น ผมแนะนำผู้ที่มาร่วมงานไปแค่ ๒ ข้อ เพราะบรรยากาศในงานไม่เหมาะการพูด การพูดในขณะที่คนกินนี่ไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการกินแบบโต๊ะจีน เพราะถ้าคนมัวแต่สนใจฟัง เผลอแผลบเดียวจะหันกลับไปกิน ปลาเจี๋ยนตัวเบ้อเร่ออาจจะเหลือแต่ก้างแล้วก็ได้……ฮ่า แต่ผมเชื่อว่าถ้าเจ้าของกิจการใดที่ดำเนินกิจการในระบบครอบครัวลองนำ ๒ ข้อนี้ไปปฏิบัติในที่ทำงาน ลูกจ้างหรือพนักงานที่ทำงานกับเราจะมีขวัญและกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้น ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้นอย่างแน่นอน
เพราะการทำงานในรูปแบบครอบครัวอาจจะมีความอบอุ่นใกล้ชิด แต่ก็เป็นเรื่องที่ขึ้นอยู่กับ “อารมณ์” เป็นหลัก อาจขาดสิ่งที่เรียกว่า “ความยุติธรรม” ไม่เหมือนกับการทำงานกับระบบที่จะมีคำว่า “กฏเกณฑ์”ให้ทุกฝ่ายยึดถือปฏิบัติ มีคำว่า “มาตรฐาน” ตามมา
