ทำอย่างไร จึงจะเพิ่มประสิทธิผล ทำให้การประชุม ได้ผลลัพธ์ อย่างเต็มที่ (Desired Outcome Result) เกิดผล และความก้าวหน้า ในการปฏิบัติงาน (Create Next Step Plan) เพิ่มประสิทธิภาพของการประชุม โดยลดเวลาที่ต้องเสียไป (Reduce Waste Time)
ในฐานะ เป็นผู้จัดการประชุม ต้องรับผิดชอบใน
กระบวนการ การประชุมที่มีประสิทธิผล (Productive Meeting) ซึ่งมี 3 ขั้นตอน คือ
1. Plan Meeting > 2. Conduct Meeting > 3. Review Meeting
ขั้นที่ 1 วางแผน ก่อน การประชุม (Plan Meeting – 9 Steps)
1. วิเคราะห์ว่า จำเป็นต้องเรียกประชุม หรือไม่ (Planning)
การวางแผน เป็นความรับผิดชอบหลัก งานหนึ่ง ของการบริหาร (Planning is key managerial function)
ความจำเป็น ในการเรียกประชุม 6 ประการ
• เพื่อแจ้งข้อมูล ที่มีผลกระทบ ต่อการทำงาน
• เพื่อระดมความคิด วิเคราะห์ นำเสนอ แผนงาน / แก้ไขปัญหา
• เพื่อตัดสินใจ / หาทางเลือก
• เพื่อการมอบหมายงาน ให้แต่ละฝ่าย / แต่ละคน ตามแผนงาน
• เพื่อจูงใจ / สร้างแรงบันดาลใจ
• เพื่อพัฒนา การเรียนรู้ / การฝึกอบรม
จากการวิจัย พบว่า 76% ของการประชุม ไม่จำเป็นต้องมีก็ได้
หาก… ไม่มีเหตุผลที่ดี ไม่มีความจำเป็น ไม่ต้องเรียกประชุม (Plan More, Meet Less)
2. ทำให้เห็น ภาพรวม ของการประชุมทั้งปี (Perspective)
ในแต่ละเดือน ระดับองค์กร ควรจะมีการประชุม อะไรบ้าง รวมทั้งหมด กี่ประชุม กำหนดเป็นวันที่ ในปฏิทิน แต่ละเดือน ให้ชัดเจน
|
MEETING
|
JAN
|
FEB
|
MAR
|
APR
|
MAY
|
JUN
|
JUL
|
AUG
|
SEP
|
OCT
|
NOV
|
DEC
|
|
Marketing Review
|
Mo22
|
Th22
|
Th22
|
Mo23
|
Tu22
|
Fr22
|
Mo23
|
We22
|
Sa22
|
Mo22
|
Th22
|
Sa22
|
|
MT Sales Review
|
|
Th01
|
Th01
|
Mo02
|
Tu01
|
Fr01
|
Mo02
|
We01
|
Sa01
|
Mo01
|
Th01
|
Sa01
|
|
TT Sales Review
|
|
Th01
|
Th01
|
Mo02
|
Tu01
|
Fr01
|
Mo02
|
We01
|
Sa01
|
Mo01
|
Th01
|
Sa01
|
|
Sales & Marketing
|
|
Sa03
|
Sa03
|
Tu03
|
Th03
|
Mo04
|
Tu03
|
Fr03
|
Mo03
|
We03
|
Sa03
|
Mo03
|
|
Operation
|
Tu09
|
Fr09
|
Fr09
|
Mo09
|
We09
|
Sa09
|
Mo09
|
Th09
|
Mo10
|
Tu09
|
Fr09
|
Mo10
|
|
S&OP
|
Tu16
|
Tu13
|
Tu13
|
Th12
|
Mo14
|
We13
|
Fr13
|
Sa18
|
Th13
|
Sa13
|
Mo19
|
Th13
|
ระดับฝ่าย ควรจะมีการประชุม อะไรบ้าง รวมทั้งหมด กี่ประชุม
กำหนดเป็นวันที่ ในแต่ละเดือน ให้ชัดเจน ซึ่งต้องไม่ ซ้ำซ้อนกับ วันประชุมในระดับองค์กร
ระดับแผนก หรือ หน่วยงาน ควรจะมีการประชุม อะไรบ้าง ในแต่ละวัน ของสัปดาห์
ติด ประกาศ ให้ทราบ โดยทั่วกัน ตั้งแต่ ปลายปี
ข้อห้าม ! การเลื่อนการประชุม ต้องได้รับอนุมัติ จากกรรมการผู้จัดการ เท่านั้น
3. กำหนด วัตถุประสงค์ (Purpose) ของการประชุม ให้ชัดเจน
กำหนด ผลที่ต้องการ (Result vs. Output) จากการประชุม
เพื่อให้ทุกคนที่เข้าจะประชุม จะได้เตรียมข้อมูล และมีส่วนร่วมใน การทำให้การประชุม บรรลุวัตถุประสงค์
4. กำหนด ผู้เข้าร่วมประชุม (Participant)
บุคคลที่เกี่ยวข้อง ที่สามารถให้ข้อมูล หรือมีผลต่อการดำเนินงาน
เป็นบุคคล ที่ต้องนำผลการประชุม ไปปฏิบัติ
เป็นบุคคล ที่รับผิดชอบในงาน ในหัวข้อที่ประชุม
5. วาระการประชุม (Process – Meeting Agenda)
มีวาระการประชุม และขั้นตอนการประชุม ที่ชัดเจนเพื่อ
• ช่วยสื่อสาร
• ช่วยเตรียมข้อมูล
• เป็นกลไก การควบคุมเวลา
การเรียงลำดับวาระ ควรเรียงลำดับเริ่มต้นด้วยวาระที่ไม่ซับซ้อน (หัวข้อประจำ) ก่อน แล้วจึงเรียงลำดับวาระที่ซับซ้อน (หัวข้อ ไม่ประจำ)
แต่ละวาระ มีผู้รับผิดชอบ ในการนำเสนอ
แต่ละวาระ ควรใช้เวลาประมาณ 30 นาที (Schedule)
ระบุ อุปสรรค ที่อาจจะเกิดขึ้น และวิธีป้องกัน, แก้ไข
ตัวอย่าง หัวข้อการประชุมประจำเดือน (Agenda)
1. ทบทวน บันทึกการประชุม ครั้งที่แล้ว (Review minute)
2. รายงานผลการดำเนินงานตามแผน เดือนที่แล้ว: รวม – แต่ละแบรนด์ (Business Performance Review)
A. Demand Function
Sales Plan Performance
ยอดขายจริง เปรียบเทียบกับ ยอดขายปีที่แล้ว (รวม, by Brand)
ยอดขายจริง เปรียบเทียบกับ ยอดขายคาดการณ์ (รวม, by Brand)
ยอดขายจริง เปรียบเทียบกับ เป้าหมายขาย (รวม, by Brand)
Sales Forecast Accuracy
ยอดขายจริง เปรียบเทียบกับ ยอดขายคาดการณ์ (by SKU)
B. Supply Function
Production Plan Performance (PPP)
Master Production Schedule Performance (MPS)
Inventory Record Accuracy (IRA)
Inventory Day Coverage
C. Support Function
Line Items Fill Rate
Perfect Order
Supplier Performance
Etc.
3. นำเสนอแผนการขาย
A. วิเคราะห์ผลการดำเนินงาน ของกิจกรรมการตลาดเดือนที่แล้ว
ยอดขาย/ค่าใช้จ่ายจริง ของแต่ละกิจกรรม เปรียบเทียบกับ เป้าหมายขาย
รายงานกิจกรรมการตลาด ของคู่แข่ง
B. นำเสนอแผนงานการตลาด เดือนต่อไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการขายของเดือน และปี (Gap Analysis and Plan to Close Gap) ประกอบด้วย
แผนการวางตลาดสินค้าใหม่, แผนการพัฒนาช่องทางจัดจำหน่าย, แผนการส่งเสริมตลาด ฯลฯ
C. นำเสนอ คาดการณ์ยอดขาย (1-3) เดือนต่อไป
4. Special Issues / Special Project
5. แผนสำรอง / แผนฉุกเฉิน
6. วิธีการส่ง วาระการประชุม (Pre-Reading) ล่วงหน้า
จดหมายเชิญประชุม ควรส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุม ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์ โดยมีรายละเอียด ดังนี้
o หัวข้อการประชุม (Agenda)
o วัตถุประสงค์ (Objective)
o วันเวลา และสถานที่ (Date, Place)
o ผู้นำการประชุม (Owner)
o รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม (Participant)
o วาระประชุม ผู้นำเสนอ และเวลาที่ใช้ในแต่ละวาระ (Schedule)
เอกสารที่จะนำเสนอ ต้องส่งก่อนการประชุม อย่างน้อย 24 ชั่วโมง
7. กำหนด ข้อมูล รูปแบบ และวิธีการนำเสนอ ให้เหมือนกัน (Present Format)
เพื่อเตรียม เอกสาร ข้อมูล (Input) และแผนงาน (Output) ในแนวทางเดียวกัน
8. กำหนด กติกา (Pact) ในการประชุม
เริ่ม – เลิก ตรงเวลา
ห้าม จองที่
ห้าม นำเครื่องมือสื่อสารทุกชนิดเข้ามาในห้องประชุม
เงียบ ถือว่า ยอมรับ (ไม่มี ข้ออ้างว่า ไม่รู้ หรือ ไม่เห็นด้วย)
9. เตรียมการที่จำเป็น (Preparation) เพื่อให้บรรลุผลที่ต้องการ
จัดเตรียมสถานที่ (จองห้องประชุม)
จัดวางโต๊ะเก้าอี้นั่ง ภายในห้องประชุม (Layout)
อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุม เช่น คอมพิวเตอร์พร้อม เครื่อง LCD, Laser pointer, กระดานเขียน พร้อมปากกา ฯลฯ
