ข้อเขียนนี้ต้องถือเป็นตอนที่ ๒ ของข้อเขียนคราวที่แล้วเรื่อง “ใช้คนถูกงาน” หรือ “Put the right man on the right job” ที่เขียนถึงภาพกว้างของหลักการนี้ ข้อเขียนนี้จะลงในภาคปฏิบัติว่าในฐานะนักบริหาร เราจะมีหลักในการดำเนินการให้บรรลุจุดประสงค์ของการใช้คนถูกงาน
ดังนั้นจึงขอตั้งชื่อข้อเขียนนี้ว่า “ใช้คนให้เหมาะสมกับงาน” ให้คล้ายคลึงกับเรื่องเดิม เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าเป็นคนละเรื่องเดียวกัน
ผมแนะนำว่า นักบริหารหรือหัวหน้าควรที่จะรู้จักลูกน้องที่เราดูแลอยู่ในภาพลึกให้มากที่สุดเท่าที่จะรู้จักได้ อย่ามองข้ามรายละเอียดของบุคคลแต่ละคน อย่ารับทราบหรือรู้จักแต่ภาพกว้างของคน ไม่งั้นแล้ว เราอาจจะมอบหมายงานไม่เหมาะสมกับตัวบุคคล กลายเป็นใช้คนไม่ถูกกับงานไปเสียนี่
ตัวอย่างเช่น เราเป็นหัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์ มีลูกน้องคนหนึ่งเป็นผู้หญิงหน้าตาดีจบทางนิเทศศาสตร์ ดูคุณสมบัติในภาพกว้างแล้ว เราจัดวางเธอไว้ให้นั่งเคานท์เต้อร์คอยตอบคำถามลูกค้า ดูเผิน ๆ ก็น่าจะเหมาะสมดี ว่าไหมครับ
แต่ถ้าเธอคนนั้นแม้จะสวยโสภาต้องตาคน แต่เป็นคนมีนิสัยใจร้อนหงุดหงิดง่าย ใครพูดจาไม่ถูกหูก็โวยวายเสียงดัง ถ้าภาพลึกของเธอเป็นอย่างที่ว่า ก็คงไม่เหมาะที่จะปฏิบัติหน้าที่เป็นฝ่ายประชาสัมพันธ์ คนมีนิสัยเช่นนี้ อย่าว่าแต่ให้นั่งคอยชี้แจงลูกค้าเลย แค่ให้นั่งใกล้โทรศัพท์ยังอันตรายต่อบริษัทเลย จะบอกให้
เกิดมีใครโทร ฯ มาแล้วโชคร้ายเธอเป็นคนรับเข้าพอดีและอยู่ในระหว่างอารมณ์ไม่ดี คนโทร ฯ มาถามว่า “ที่ไหนครับ” เธออาจจะตะคอกกลับไปว่า “ก็คุณจะโทร ฯ ไปที่ไหนล๊ะ” เท่านี้ก็สามารถเสียลูกค้าได้
ดังนั้นการรับคนเข้าทำงานจึงควรให้ความสำคัญกับข้อมูลรายละเอียดของบุคคลให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ อย่าเก็บเฉพาะภาพกว้าง ๆ ของผู้สมัคร เพราะเราอาจจะทำให้เราไม่รู้จักตัวตนที่แท้จริงของคนที่มาทำงานกับเรา อาจทำให้เราใช้งานผิดคนหรือผิดพลาดไม่ใช้คนให้ถูกงาน
สมัยผมเป็นอธิการบดีเคยมีโอกาสไปดูงานที่สหรัฐอเมริกา ผมไปแวะเยี่ยมชมศูนย์ทรัพยากรมนุษย์หรือ HR Center แห่งหนึ่ง ผมขอข้อมูลเกี่ยวกับอาจารย์ที่สนใจจะไปสอนที่ประเทศไทย เขาพิมพ์ข้อมูลลงบนกระดาษออกมาให้ผมดู หนาเป็นปึกเลยละครับ ไม่ใช่แค่ใบสองใบอย่างที่เราคิดว่าควรจะเป็น
แค่รูปถ่ายอย่างเดียวก็มีไม่ต่ำกว่า ๑๐ ภาพ ทั้งภาพหน้าตรง หน้าบึ้ง หน้ายิ้ม เห็นเต็มตัว ครึ่งตัว ค่อนตัว ข้างตัว เหมือนรูปดาราเลย เจ้าหน้าที่เขาอธิบายให้ผมฟังว่า แม้เราจะไม่เคยรู้จักบุคคลนั้นมาก่อน แต่เมื่อมาดูข้อมูลที่ศูนย์นี้แล้ว เจอเมื่อไหร่คุณจะรู้ทันทีว่าเป็นเขา จากการเห็นภาพหลากหลายของเขาในข้อมูล
นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลนั้นมากมาย มีแม้เรื่องรสนิยมชอบสีอะไร ดูหนังแบบไหน เล่นหรือสนใจกีฬาอะไร ชอบอาหารประเภทไหน ทำอาหารเป็นหรือเปล่า
ผมซักถามว่า ทำไมต้องมีรายละเอียดมากมายอย่างนั้น เขาก็อธิบายว่า เราจะเอาคนต่างบ้านเมืองข้ามโลกไปทำงานด้วยก็ควรจะรู้จักให้มากที่สุด บางเรื่องก็มองข้ามไม่ได้ เช่น เรื่องทำอาหารเป็นหรือไม่ เพราะถ้าเรามัวแต่เพ่งเล็งเอาคนเก่งเรื่องวิชาการไปแต่ทำอาหารไม่เป็น แล้วมหาวิทยาลัยเราอยู่ในจังหวัดที่ไม่มีร้านอาหารฝรั่งเลย อาจารย์ท่านนั้นก็คงอยู่กับเราไม่ได้นาน อย่างนี้ก็ต้องเอาคนที่ช่วยตัวเองได้ในเรื่องอาหารแม้วิชาการอาจจะด้อยหน่อย แต่แน่ใจได้ว่าเขาไม่ไปอดตายกับเราแน่
หรือเรารู้ว่าผู้ที่เราเชิญไปอยู่กับเราชอบสีอะไร เราก็อาจจัดม่านหน้าต่างม่านประตูหรือเครื่องมือเครื่องใข้สีที่เขาชอบก็จะทำให้เขาเกิดความประทับใจและมีกำลังใจและอบอุ่นใจในการมาทำงานในดินแดนที่ห่างไกลจากบ้านเกิดเมืองนอน
ฟังเหตุผลของเขาแล้ว ก็คงจะเห็นด้วยนะครับว่า ยิ่งเรามีรายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลที่ทำงานกับเรามากเท่าไหร่ โอกาสที่จะใช้คนให้เหมาะสมกับงานยิ่งมากขึ้น
เช่น เรารู้ว่าลูกน้องเราแต่ละคนบ้านอยู่ใกล้ไกลกับโรงงาน เรามีงานด่วนจะต้องใช้ลูกน้องแต่เข้าก่อนเวลางาน เราก็คงเรียกใช้ลูกน้องที่บ้านอยู่ใกล้โรงงาน
จะใช้ลูกน้องไปต่างจังหวัด เรารู้ว่าคนไหนเพิ่งมีลูกอ่อน เราก็คงไม่ใช่เขา อย่างนี้เป็นต้น
เรื่องข้อมูลบุคคลนี่สำหรับสังคมไทยนี่ เท่าที่ผมมีประสบการณ์รู้สึกว่าเราไม่ได้ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้สักเท่าไหร่ บางครั้งสักแต่ว่าทำให้ครบ ๆ อย่างเมื่อก่อนนี้รูปถ่ายที่พนักงานแนบมากับใบสมัคร บางคนมองรูปถ่ายกับตัวจริง มองยังไงก็ไม่เหมือน เจอข้ออ้างว่า “ถ่ายไว้นานแล้ว” เจ้าหน้าที่ก็ยอมผ่านให้ ยิ่งสมัยหนึ่งรูปถ่ายในบัตรประชาชนกับตัวจริงเป็นคนละเรื่อง เกิดต้องประกาศหาตัวด้วยรูปถ่ายก็ไม่มีใครรู้ว่าเป็นใคร
วันนี้ความก้าวหน้าทางเท็คโนโลยีมาไกลแล้ว แต่ละบริษัทน่าจะสามารถบันทึกภาพจริงของบุคลากรของตัว มีอะไรเกิดขึ้น คนที่เห็นรูปภาพก็อาจจะช่วยหาตัวหรือชี้เบาะแสได้
ใบสำคัญพวกบัตรประจำตัวประชาชนหรือใบขับขี่ก็เหมือนกัน ของเรานี่ทำเสร็จแล้วก็ใช้ได้ตลอดไป แม้ต่อมาจะย้ายบ้านเปลี่ยนที่อยู่อย่างไรก็ยังคงใช้หลักฐานเดิม คนขับรถบางคนเอารถบริษัทไปทำเสียหาย แล้วหนีหายไปแล้ว ดูหลักฐานตามบัตรประชาชนหรือใบขับขี่ก็เป็นที่อยู่ต่างจังหวัด ไม่รู้จะหาตัวที่ไหน
นี่ถ้าทางฝ่ายบุคคลของบริษัทดูแลข้อมูลของพนักงานให้ละเอียดตรงกับความเป็นจริง ทุกคนต้องลงที่อยู่ในปัจจุบันจะอาศัยอยู่บ้านใคร หอพักไหน ต้องแจ้งให้บริษัททราบโดยละเอียด มีแผนที่บ้านอยู่ในข้อมูล เกิดอะไรขึ้นก็สามารถหาตัวได้ง่ายกว่ามีหลักฐานแค่บัตรประชาชนหรือใบขับขี่ จริงไหมครับ
หากบริษัทใดมีข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานครบถ้วนสมบูรณ์แบบ อาจทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบสูงขึ้น เพราะรู้ว่าถ้าทำอะไรผิดพลาด การที่จะหลบหนีไม่สามารถทำได้ง่าย ๆ ทางที่ดีต้องระมัดระวังการทำงานไม่ให้เสียหายจะได้ไม่ต้องเดือดร้อนภายหลัง
