เลือก “เอาท์ซอร์ส” แบบไหน ให้งานออกมาถูกใจและไม่เสียความรู้สึก

SMEs เอาท์ซอร์ส ยังไง งานไม่พัง

สำหรับเจ้าของกิจการ และผู้ประกอบการธุรกิจ SME ส่วนใหญ่ที่เมื่อทำธุรกิจมาสักระยะหนึ่ง มักมองหาช่องทางที่สร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจโดยที่ไม่ทำให้รายจ่ายเพิ่มมากนัก ซึ่งกลยุทธ์หนึ่งที่สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้ คือการจ้างเอาท์ซอร์สงานให้คนนอกที่มีทักษะไปทำแทน

เจ้าของธุรกิจที่ทำทุกอย่างเอง หรือเท่าที่จำนวนพนักงานที่มีอยู่ อาจมองว่าการจ้างเอาท์ซอร์สทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ขณะเดียวกันหากการเอาท์ซอร์สงานออกไป หมายถึงการได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้น ก็จะทำให้ธุรกิจมีรายได้และกำไรมากขึ้น ในส่วนนี้ต้องลองคำนวณและตัดสินใจให้ดี การจ้างเอาท์ซอร์สจะเหมาะกับ SME ที่มีพนักงานไม่มากนัก อาจไม่ถึงหลักร้อย หรือหลักสิบ เพื่อที่เจ้าของกิจการและพนักงานจะได้ไม่ทำงานจนตึงตัวเกินไป ขณะเดียวกัน การเอาท์ซอร์สก็เปิดโอกาสให้สามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความชำนาญได้ในทันทีโดยไม่ต้องจ้างพนักงานประจำ และเปิดโอกาสให้เจ้าของกิจการทุ่มความสนใจไปกับงานหลักที่ตัวเองถนัด จะได้สามารถผลักดันธุรกิจให้เติบโตได้

นอกจากนั้น บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่มักไม่สามารถตั้งแผนกต่างๆ ขึ้นมารองรับบริการได้เหมือนบรรดาบริษัทขนาดใหญ่ แต่การเอาท์ซอร์สสามารถช่วยให้บริษัทรายย่อยๆ ทำอะไรได้ใหญ่ไม่แพ้กัน เพราะมีบุคลากรคนนอกที่มีความชำนาญ คอยรับงานไปทำให้

การเลืิอกเอาท์ซอร์สให้ได้มาซึ่งงานที่มีคุณภาพ ต้องเริ่มจากการระบุลงไปอย่างชัดเจน ว่ามีเป้าหมายจะให้คนนอกหรือบริษัทภายนอกที่จ้างมานั้น ทำอะไร โดยให้ข้อมูลให้มากที่สุดและชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับเนื้องานและวิธีการทำงานว่าอยากได้แบบไหน เพราะบริษัทหรือผู้ที่รับงานเอาท์ซอร์ส ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน จะได้สามารถพรีเซนต์งานได้ตรงกับความเป็นจริงและนำเสนอราคาที่สมเหตุผล อีกทั้งควรเจาะจงลงไปถึงกำหนดเวลาในการส่งงาน ซึ่งผู้จ้างต้องตระหนักด้วยว่ากำหนดส่งงานอาจมีผลอย่างมากต่อค่าใช้จ่าย เพราะหากอยากได้งานด่วนก็อาจต้องจ่ายเงินมากขึ้น

ศัตรูตัวร้ายที่สุดของการบรีฟงาน คือการ “คิดเอาเอง” ไม่ว่าจะคิดเอาเองว่าคนนอกที่มารับงาน เข้าใจดีว่าผู้จ้างอยากได้อะไร หรือคิดเอาเองว่าเขาทราบเกี่ยวกับธุรกิจและแบรนด์ของผู้จ้าง หรือคิดเอาเองว่าเขาสามารถแปลงภาพที่อยู่ในหัวของผู้จ้างออกมาเป็นผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ

ดังนั้น แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “ชวนคนมาร่วมงานอีเวนต์ที่เรากำลังจะจัดขึ้น” ก็ให้ระบุจุดประสงค์และเป้าหมายลงไปอย่างละเอียดชัดเจน เช่น “เรากำลังจะจัดงานอีเวนต์เพื่อเปิดตัวธุรกิจใหม่ของเรา ให้แก่กลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเป็นกลุ่มผู้หญิงทำงาน ที่วันๆ มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด เราอยากให้ใช้การเชิญชวนในลักษณะที่เตะตาและเรียกความสนใจ ชนิดที่เห็นแล้วจะอยู่เฉยไม่ได้ ต้องรีบจองที่นั่งผ่านเว็บไซต์ของบริษัทเดี๋ยวนั้นเลย” เป็นต้น

หรือหากเอาท์ซอร์สงานพัฒนาเว็บไซต์ใหม่ ก็ต้องมีการลงรายละเอียดให้มากที่สุด แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “อยากได้เว็บไซต์ใหม่” แต่ควรอธิบายว่าอยากได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจอย่างไรจากเว็บไซต์ใหม่นี้ ซึ่งอาจฟังดูเหมือนต้องให้ข้อมูลอะไรเยอะแยะ แต่ยิ่งผู้รับงานทราบแบคกราวด์และบริบทมากเท่าไร ก็จะสามารถทำงานออกมาได้ตรงกับการคาดหมายมากขึ้นเท่านั้น

เลือกคนรับงานยังไงดี

อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามตอนพิจารณาข้อเสนอจากคนนอก เพราะการเลือกผู้รับงานเอาท์ซอร์สก็เหมือนการจ้างพนักงาน ดังนั้น หากผู้จ้างสงสัยหรือมีข้อกังวลในศักยภาพส่วนไหนของผู้รับงาน ก็ต้องพูดคุยซักถามทันที รวมถึงการเช็คกับบุคคลอ้างอิงและขอฟีดแบคจากลูกค้าที่เคยใช้บริการด้วย

หากดู portfolio ก็แล้ว คุยกับบุคคลอ้างอิงก็แล้ว ดูประสบการณ์ครั้งก่อนๆ ก็แล้ว แต่ยังไม่ชัวร์ อาจขอให้บริษัทเอาท์ซอร์สทำตัวอย่างจำลอง (mock-up) หรือพูดถึงเค้าโครงแผนการทำงาน หากบริษัทนั้นอยากได้งานจริงๆ ก็จะอธิบายคอนเซปต์คร่าวๆ ให้ฟัง เพื่อที่ผู้จ้างจะได้เห็นภาพแนวทางการทำงานมากขึ้น

แน่นอนว่าผู้จ้างอยากได้บริษัทเอาท์ซอร์สที่มีประสบการณ์ตรงกับโปรเจคต์ของผู้จ้าง โดยเฉพาะการเอาท์ซอร์สโปรเจคต์ที่มีความซับซ้อนทางเทคนิค อย่างการพัฒนาซอฟต์แวร์ เช่น หากกำลังมองหาคนพัฒนาแอปสำหรับไอโฟน ก็ต้องแน่ใจว่าบริษัทนี้เคยทำโปรเจคเพื่อการพาณิชย์บนแพลทฟอร์มดังกล่าวจริง และลูกค้าก็พึงพอใจ หรือหากอยากได้แผนการธุรกิจเพื่อนำไปเปิดร้านค้าปลีก ก็ควรเลือกบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีข้อมูลและผลงานยืนยันว่ามีประสบการณ์จริงในภาคค้าปลีก
สำหรับข้อมูลทั่วๆ ไปในการพิจารณาบริษัทที่รับงานเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น บริษัทนั้นเข้ามารับงานในตลาดนานเท่าไรแล้ว ขนาดของโปรเจคที่เคยรับ จำนวนพนักงาน และเว็บไซต์ของบริษัทน่าสนใจมากน้อยแค่ไหน

ราคาควรอยู่ระดับใด

อย่าใช้ “ราคา” เป็นเหตุผลเดียวในการเลือกบริษัทเอาท์ซอร์ส ผู้จ้างหลายรายที่เคยจ้างบริษัทมาหลายโปรเจคต์และเคยอ่านข้อเสนอหลายร้อยข้อจากบริษัทเอาท์ซอร์ส มักแนะนำคล้ายๆ กันว่าให้ข้ามๆ ผู้ที่เสนอราคามาสูงที่สุดและผู้ที่เสนอราคามาต่ำที่สุด เพราะโปรเจคต์ที่ประสบความสำเร็จอย่างงดงามนั้นเป็นโปรเจคต์ที่สมดุลหรือลงตัวกันระหว่างราคาที่เสนอมา กับคุณภาพของงาน

หรือในกรณีที่ผู้จ้างมีงบที่เป็นตัวเลขเฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว ก็สามารถบอกกับผู้รับงานได้ เพื่อที่ผู้รับงานจะได้จัดทำข้อเสนอมาให้เหมาะสมกับงบประมาณของเรา นอกเหนือจากการระบุเป้าหมายของของโปรเจคต์ให้ชัดเจนตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว อีกสิ่งที่ต้องกำหนดอย่างชัดแจ้งพอกัน คือตารางเวลาในการทบทวนโปรเจคต์เป็นระยะๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่างานจะสำเร็จลุล่วง และได้มาตรฐานตามที่ตกลงกันไว้ โดยอาจจะใช้วิธีจ่ายเงินเป็นงวดๆ ตามกำหนดการทบทวนโปรเจคต์เพื่อเซฟงานไม่ให้พัง

แก้อย่างไรหากงานที่จ้างไป มีแวว เจ๊ง! ไม่เป็นท่า

หลังจากเอาท์ซอร์สงานออกไปแล้ว จะเป็นการดีมากหากมีการทำแผนสำรองไว้รับมือกรณีฉุกเฉิน โดยอาจค้นหาข้อมูลของบริษัทเอาท์ซอร์สรายอื่นสำรองไว้ หรือลองคิดดูว่าสามารถรับงานนั้นกลับมาทำเองได้หรือไม่ กรณีที่ผู้รับงานมีปัญหา ต้องพยายามแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุด และในกรณีที่เจอฝันร้าย คืองานทำท่าจะพัง เจ้าของกิจการต้องตั้งหลักให้ดี และทบทวนดูว่าหากยกเลิกสัญญา จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้ไหม ถ้าไม่มีบริษัทนี้ หรือลองพูดคุยกับผู้รับงานอีกครั้งและพยายามหาทางออกร่วมกัน หรืออาจลดความเสี่ยงด้วยการระบุลงไปในข้อตกลงกับผู้รับงานเอาท์ซอร์สเลยว่า ต้องมีแผนรับมือในกรณีที่งานพัง ไม่ว่าจะเป็นการส่งคนอื่นมาดูแลงาน หรือการที่เจ้าของกิจการมีสิทธิเข้าไปดูแลอุปกรณ์เครื่องมือที่ผู้รับงานนำมาใช้ในงานนั้นๆ

ที่คุณต้องจำให้ขึ้นใจคือ การจ้างเอาท์ซอร์สก็เหมือนความเสี่ยงอีกอย่างหนึ่งของการทำธุรกิจ แต่หากคุณสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็อาจจะทำให้ธุรกิจคุณเดินหน้าไปได้ไกลด้วยการใช้ผู้เชี่ยวชาญตามลักษณะงานที่ต้องการและไม่ต้องผูกมัดเหมือนพนักงานประจำ