“พูดครั้งเดียวเข้าใจ” รวมเทคนิคสื่อสารที่คนเป็นหัวหน้าต้องรู้ ช่วยให้สั่งงานง่ายขึ้นเยอะ

ความผิดพลาดในการทำงานส่วนใหญ่แล้ว เกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ไม่เข้าใจนั่นเอง โดยเฉพาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้คนอยู่เยอะ และต้องผ่านการส่งต่อข้อความกันในหลายๆ ทอด ซึ่งหลายครั้งหลายที การสื่อสารที่ผิดพลาดนี้ ก็ไม่ได้เกิดแค่กับเฉพาะพนักงานตัวเล็กเท่านั้น แต่กลับเกิดจากหัวหน้าที่เป็นคนคอนโทรลทุกอย่างไว้กับตัวเอง ซึ่งทักษะการสื่อสารนั้นสำคัญมาก ถ้าคุณเผลอพูดในสิ่งที่ไม่ถูกต้อง เข้าใจกำกวม หรือไม่ชัดเจน ก็จะทำให้คนรับสารตีความหมายอย่างผิดๆ ได้

ยกตัวอย่างเช่น “ทำงานชิ้นนี้ให้พี่ทีนะ” ซึ่งคนรับสารไม่มีทางรู้เลยว่า คุณต้องการด่วนแค่ไหน อย่างไร เขาอาจจะคิดว่าคุณไม่รีบ และเขาจะทำให้หลังเสร็จงานที่เขามีในมือ แต่ถ้างานชิ้นนั้นสำคัญล่ะ? นี่จึงเป็นปัญหาของการสื่อสาร ที่หัวหน้าทุกคนควรต้องฝึกทักษะให้ชำนาญและใช้งานได้อย่างตรงประเด็น

ฟังทุกอย่างให้เข้าใจก่อนพูด

อันดับแรกก่อนที่คุณจะพูดอะไรก็ตาม ถ้ามันเป็นการสื่อสาร 2 ฝ่าย ไม่ใช่แค่คุณสั่งการอย่างเดียวแล้วจบ คุณควรจะรับฟังคู่สนทนาให้ดี ว่าเขาต้องการพูดเรื่องอะไร ฟังให้เข้าใจประเด็นที่ลูกทีมต้องการจะสื่อ และค่อยตอบโต้กลับไป ดูเหมือนเป็นเรื่องสามัญทั่วไป แต่มีหัวหน้าหลายคนที่ไม่ทันฟังให้จบ ก็พูดแทรกหรือโต้เถียงขึ้นมาทันที ซึ่งจุดนี้ นอกจากจะทำให้คุณสื่อสารกันไม่เข้าใจแล้ว ยังทำให้ความรู้สึกดีๆ ที่ลูกน้องมีหายไปด้วย

แสดงความคิดเห็นอย่างชัดเจน

การเสนอแนะของคุณ ถ้าต้องการให้ลูกน้องทำตาม คุณต้องพูดให้ชัดเจน ไม่ใช่พูดเหมือนแนะนำลอยๆ แต่ลูกน้องจะทำก็ได้ ไม่ทำก็ได้ ซึ่งถ้าลูกน้องไม่ทำตามคุณเมื่อไหร่ นั่นแปลว่าเขาทำผิด แต่ในความรู้สึกของลูกทีมเขา อาจจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณต้องการให้ทำในสิ่งที่เสนอแนะมา เหตุการณ์แบบนี้ เกิดขึ้นบ่อยมาก เพราะฉะนั้นแสดงความคิดเห็นของคุณอย่างตรงไปตรงมา เพื่อที่คุณจะได้ไม่หัวเสียเมื่อลูกน้องทำผิดคำสั่ง

พูดโดยมีจุดประสงค์ไว้ในใจ

การพูดออกไปทุกครั้ง คุณต้องรู้ว่า คุณต้องการจะสื่อสารอะไรออกไป ซึ่งการพูดติดเล่น หรือติดตลกในบางครั้ง ไม่ช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้น มีแต่จะทำให้ทุกอย่างดูมึนงงสับสนมากกว่าเดิม ดังนั้นเพื่อไม่ให้หลงประเด็น คุณต้องพูดจาอย่างตรงไปตรงมา โดยโฟกัสในเรื่องที่คุณต้องการจะสื่อแบบกระชับ สั้น และได้ใจความที่สุด

พูดเชิงบวก แล้วค่อยวกกลับมาตำหนิ

สำหรับหัวหน้าที่ต้องการพูดให้ลูกน้องเข้าใจ ในสิ่งที่คุณไม่ต้องการ หรืออยากจะตำหนิลูกทีมในจุดใด แบบไม่อยากให้เขาเกิดอคติแง่ลบกับคุณ ให้คุณใช้ศิลปะการพูดคุย ด้วยการพูดเชิงบวกก่อน แล้วค่อยตามด้วยการให้ความเห็นในเชิงลบ จากนั้นก็พูดเชิงบวกอีกครั้ง

เช่น “ผมว่าแนวทางการนำเสนอของคุณน่าสนใจมากเลย ดูมีความคิดสร้างสรรค์มาก ผมชอบนะ แต่มันอาจจะไม่ตรงประเด็นกับที่ลูกค้าต้องการสักเท่าไหร่ ยังไงคุณลองปรับดูอีกครั้งนึงทีนะ แต่ผมชอบไอเดียนี้อยู่ดี เดี๋ยวผมอาจจะนำไปเสนอลูกค้าที่น่าสนใจเผื่อจะใช้ประโยชน์ได้”

สรุปสุดท้ายก่อนจากกัน

สุดท้ายแล้วเมื่อคุณสื่อสารกับลูกทีมเสร็จสิ้นหมดทุกเรื่อง คุณควรนำประเด็นเหล่านั้น กลับมาสรุปอีกครั้ง เพื่อให้เน้นย้ำว่าเขาเข้าใจในสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อจริงๆ และคุณทั้งคู่ไม่ได้เข้าใจอะไรคลาดเคลื่อนกันไป