สิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องทราบในการบริหารเงิน คือ ข้อมูล ทั้งรายรับ รายจ่าย และกระแสเงินสด ยิ่งข้อมูลละเอียดมากเท่าไหร่ การวางแผนจัดการเงินย่อมมีประสิทธิภาพมากเท่านั้น เพราะการจะบริหารธุรกิจให้เติบโตหรือล้มเหลว ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินทั้งสิ้น ดังนั้นผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจะพลาดไม่ได้
การบริหารเงินอย่างถูกต้อง จึงเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องเรียนรู้ และทำความเข้าใจ โดย คุณฟลุค-เกริกพล มัสยวาณิช นักแสดง นักธุรกิจ และนักลงทุน แนะนำเกี่ยวกับการจัดการเงินแบบผู้ประกอบการว่า ต้องเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มจากวางรูปแบบการจัดเก็บที่ดี มีระบบบัญชีที่ถูกต้อง จัดเก็บเอกสาร และข้อมูลต่างๆ อย่างมีมาตรฐาน
ข้อมูลการเงินเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากธุรกิจไม่เก็บข้อมูลทางการเงิน จะไม่ทราบสถานะทางการเงินที่แท้จริง ว่ามีรายรับ รายจ่ายเท่าไร มีกำไรหรือไม่ อาจส่งผลให้ผู้ประกอบการวางแผนการเงินผิดพลาด แต่ถ้ามีการเก็บข้อมูลการเงินอย่างเป็นระบบ ก็จะสามารถจัดระเบียบการเงินของตัวเอง และยังส่งให้กรมสรรพากรตรวจสอบเพื่อชำระภาษีได้อย่างถูกต้อง
อีกประการสำคัญ คือ ผู้ประกอบการต้องอ่านงบการเงินของบริษัทให้เป็น โดยงบการเงินที่ผู้ประกอบการควรรู้ ได้แก่ งบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด เพราะตัวเลขต่างๆ ในงบการเงินนั้นสะท้อนถึงประสิทธิภาพการบริหารจัดการ และผลการดำเนินงานของธุรกิจ อย่างน้อยต้องดูกระแสเงินสดที่หมุนเวียนในธุรกิจ รู้สภาพคล่อง และหาอัตราส่วนกำไรต่อยอดขายได้ ดังนั้นการเรียนรู้เรื่องบัญชีจะยิ่งเพิ่มแต้มต่อในการดำเนินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ควบคุมค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสม
ผู้ประกอบการต้องรู้จักควบคุมค่าใช้จ่าย เพราะแม้จะมีรายรับมากแค่ไหน แต่ถ้าไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้ ธุรกิจก็จะไม่มีกำไร การควบคุมค่าใช้จ่ายจึงเป็นพื้นฐานของการสร้างผลกำไร และเมื่อควบคุมค่าใช้จ่ายได้แล้ว ผู้ประกอบการยังต้องทราบว่า ภาระที่ต้องชำระมีอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร และเมื่อไร ที่สำคัญไม่ควรนำรายรับไปใช้จ่ายด้านอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
นอกจากนี้ผู้ประกอบการต้องมีการวางแผนการเงินล่วงหน้า ในที่นี้อาจรวมถึงการวางแผนลงทุน เช่น การขยายสาขา ซึ่งจำเป็นต้องใช้เงินจำนวนมาก เทคนิคคือ เมื่อมีรายได้เข้ามา ต้องทราบว่ามีภาระค่าใช้จ่ายใดบ้าง แล้วคำนวณว่าเงินที่เหลือนี้สามารถนำไปต่อยอดธุรกิจด้านใดบ้าง ยิ่งคิดล่วงหน้าเท่าไหร่ยิ่งได้เปรียบมากเท่านั้น
เงินหมุนเวียน อย่าใช้ผิดประเภท
การใช้จ่ายเกินจำเป็น เกิดขึ้นได้กับผู้ประกอบการเอสเอ็มอีมือใหม่ ในกรณีที่มีกระแสเงินสดเข้ามาจำนวนมาก อาจทำให้ผู้ประกอบการพลั้งเผลอนำเงินไปใช้จ่ายผิดประเภท เกิดภาวะค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้ ซึ่งจะกระทบกับเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจ หรืออาจเกิดการก่อหนี้ที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจได้
ความจำเป็นในการใช้เงินขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ยกตัวอย่างเช่น ทำธุรกิจร้านอาหาร ปกติใช้เครื่องสไลด์พาร์มาแฮมราคาเครื่องละสองหมื่นบาท แต่ในท้องตลาดมีเครื่องสไลด์พาร์มาแฮมคุณภาพสูงราคาหกแสนบาทวางขายอยู่
“คำถามคือ ถ้ามีเงินทุนหมุนเวียนอยู่ 2 – 3 ล้านบาท คุณจะซื้อหรือไม่ เครื่องที่ราคาแพงกว่าอาจจะสไลด์พาร์มาแฮมได้บางกว่า รสชาติดีกว่าเครื่องเดิมที่มีอยู่ คุ้มค่ากับเงินที่เสียไปหรือเปล่า ถ้าประเมินแล้วว่าคุ้มค่า ส่งผลดีต่อธุรกิจก็น่าซื้อ แต่ต้องดูความจำเป็นด้วย”
เพราะสิ่งสำคัญในการใช้เงินทุนหมุนเวียนคือ อย่านำเงินไปใช้ผิดประเภท บางขณะการที่ธุรกิจมีเงินทุนหมุนเวียนเยอะ ผู้ประกอบการอาจนำเงินทุนหมุนเวียนไปลงทุนด้านอื่นเพื่อหวังผลประกอบการที่สูงขึ้น บางครั้งต้องระมัดระวังให้มาก ควรดูความจำเป็นและเหมาะสม ไม่นำเงินไปลงทุนธุรกิจอื่น ให้มุ่งเป้าไปที่ธุรกิจหลักจะดีที่สุด
เงินสำรอง มีเท่าไหร่ ถึงปลอดภัย
ธุรกิจต้องมีเงินสำรอง ขั้นต่ำคือ 6 เดือน โดยเฉพาะผู้ประกอบการที่เริ่มต้นธุรกิจ เพราะยังไม่สามารถประมาณการณ์ได้ว่าอนาคตของธุรกิจจะเป็นเช่นไร ดังนั้นจึงต้องเตรียมเงินทุนสำรองไว้ให้เพียงพอ
ยกตัวอย่างเช่น ลงทุนธุรกิจร้านอาหาร 10 ล้านบาท โดยมีค่าใช้จ่ายรายเดือน 5 แสนบาท เงินสำรองที่ต้องเตรียมคือ 3 ล้านบาท เพราะเดือนแรกอาจไม่มีลูกค้าเข้าร้านเลย เดือนที่สองลูกค้าเริ่มรู้จัก เริ่มไม่ขาดทุนแต่อาจยังไม่มีกำไร ดังนั้นประมาณระยะปลอดภัยสำหรับทุกธุรกิจควรต้องเตรียมเงินทุนสำรองไว้ 6 เดือน เพื่อป้องกันการเกิดเหตุไม่คาดฝัน
ทำธุรกิจ เครดิตนั้นสำคัญ
ธุรกิจอาจใช้เวลาสร้างชื่อเสียงและการยอมรับนับสิบปี แต่ชื่ออาจเสียได้ภายในสิบวัน หากไม่สามารถชำระหนี้ได้ตรงเวลา กลายเป็นลูกหนี้เครดิตไม่ดี ในอนาคตหากต้องการขอสินเชื่อเพื่อหมุนเวียน หรือขยายธุรกิจ แต่มีประวัติผิดนัดชำระหนี้บ่อย สถาบันการเงินอาจไม่ปล่อยสินเชื่อ ธุรกิจก็ไม่สามารถเติบโตได้
ผู้ประกอบการจึงควรให้ความสำคัญกับการรักษาเครดิต และชำระหนี้ให้ตรงเวลา รวมถึงการจ่ายหนี้ให้คู่ค้าทางธุรกิจด้วย เพื่อเป็นการรักษาความสัมพันธ์ทางการค้าที่ดี และสนับสนุนให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง
ใช้เทคโนโลยีช่วยจัดการได้ง่ายขึ้น
การทำธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญ การนำซอฟต์แวร์มาใช้จัดการงานด้านบัญชี ออเดอร์ รวมถึงบริหารจัดการสต็อก สามารถทำได้เบ็ดเสร็จในซอฟต์แวร์เดียว นอกจากนี้ยังสั่งงานได้แบบเรียลไทม์ จึงช่วยประหยัดทั้งแรงงานคน และเวลา ให้กับเจ้าของธุรกิจได้
แอปพลิเคชันในปัจจุบันมีมากมาย อาทิ แอปพลิเคชันเกี่ยวกับการชำระเงิน จะช่วยลดการทุจริตของพนักงาน การทำบัญชีออนไลน์จะช่วยให้สามารถดูงบการเงินได้ทุกที่ ทุกเวลา และยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวางแผนการเงินเพื่อลดหรือจ่ายภาษีน้อยลงได้
ติดตามสถานะทางการเงินอย่างสม่ำเสมอ
สุดท้าย วินัยการเงินที่ดีที่ผู้ประกอบการควรทำคือ การติดตามสถานะทางการเงินของธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเทคนิคในการบริหารเงินของธุรกิจจริงๆ แล้วไม่ใช่เรื่องยาก แต่เป็นสิ่งที่ห้ามมองข้ามเด็ดขาดโดยเฉพาะผู้ประกอบการมือใหม่ เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นและเติบโต
