เทคนิคง่ายๆ ที่ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการประชุม


ไม่ว่าจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการหรือผู้บริหาร การประชุมเป็นสิ่งที่คนทำงานทุกคนต่างต้องเจอ โดยการประชุมแต่ละครั้งก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันไป เช่น เพื่อการเสนอหรือแบ่งปันข้อมูลและความคิดเห็น เพื่อตัดสินใจเรื่องสำคัญบางอย่าง หรือเพื่อสรุปงานต่างๆ

และนี่คือเทคนิคดีๆ ที่ JobThai.com ได้รวบรวมไว้ ซึ่งจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

มีวาระการประชุมที่ชัดเจน

นอกจากวัน เวลา และสถานที่สำหรับการประชุมแล้ว ทุกครั้งที่ส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม ต้องไม่ลืมที่จะแนบรายละเอียดวาระและวัตถุประสงค์ หรือหัวข้อต่างๆ ที่จะพูดคุยในที่ประชุมไปด้วย และหากเป็นไปได้ ก็ควรจะระบุด้วยว่าแต่ละคนที่ได้รับคำเชิญเข้าประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบประเด็นไหนเป็นพิเศษหรือไม่ เพื่อจะได้เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าร่วมการประชุม

 

จัดการเวลาให้ดี

เรื่องเวลาเป็นเรื่องที่หลายคนมักจะละเลยทั้งที่สำคัญมาก เพราะจะส่งผลต่อเวลาในการทำงานของคนที่เข้าร่วมประชุม เวลาที่ระบุไว้ในคำเชิญคือเวลาที่จะต้องเริ่มต้นการประชุม ดังนั้นจึงควรเผื่อเวลาในการเดินไปที่ห้องประชุม และเผื่อเวลาสำหรับเตรียมอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ในการประชุม เช่น คอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ ไมโครโฟน หรือสัญญาณอินเทอร์เน็ต

 

ในระหว่างประชุมก็ต้องระวังเรื่องการพูดคุยเรื่องอื่นๆ ที่นอกเหนือจากวาระการประชุมจนมากเกินไป เพื่อให้การประชุมจบลงตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ นอกจากเรื่องตรงเวลาแล้วการกำหนดเวลาประชุมให้เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน การที่ใช้เวลามากไม่ได้หมายความว่าการประชุมจะออกมามีประสิทธิภาพเสมอไป ผู้ที่จัดการประชุมจึงควรพิจารณาให้ดีว่าการประชุมแต่ละครั้งควรใช้เวลาสั้นหรือยาวแค่ไหน

 

เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าประชุมจริงๆ เท่านั้น

บางคนอาจคิดว่าการเชิญคนในทีมที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมด้วยทุกคนเป็นสิ่งที่สมควรทำ แต่ในความเป็นจริงแล้วบางคนอาจไม่จำเป็นต้องเข้าประชุมด้วยเสมอไป ซึ่งจะทำให้เขาเสียเวลาในการทำงานไปโดยใช่เหตุ ทุกครั้งที่จัดการประชุมเราจึงควรเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น

 

เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนร่วม

ในการประชุม ทุกคนในที่ประชุมควรมีโอกาสได้พูดคุย แสดงความคิดเห็น หรือถามข้อสงสัยต่างๆ เพราะการที่มีเพียงคนใดคนหนึ่งผูกขาดการพูด หรือเสนอความเห็นอยู่เพียงคนเดียว อาจเป็นการปิดกั้นและทำให้เสียโอกาสที่จะได้ข้อมูลหรือไอเดียใหม่ๆ

 

เลือกสถานที่ให้เหมาะสม

บ่อยครั้งที่การประชุมมักจะเกิดขึ้นในสถานที่เดิมๆ ห้องประชุมเดิมๆ ที่อาจไม่เหมาะสำหรับการประชุมในบางหัวข้อ หรือไม่เหมาะกับคนบางกลุ่ม ซึ่งอาจลดประสิทธิภาพในการประชุมลง จึงควรปรับเปลี่ยนสถานที่ประชุมดูบ้าง เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ หรือให้เหมาะกับคนที่เข้าร่วมประชุม และหัวข้อที่ต้องพูดคุยกัน เช่น เลือกสถานที่ที่จะช่วยสร้างแรงบันดาลใจได้สำหรับการประชุมที่นัดขึ้นเพื่อคิดโปรเจกต์ใหม่

 

สรุปรายละเอียดอีกครั้งก่อนปิดการประชุม

เมื่อวาระการประชุมต่างๆ จบลงแล้ว 5 – 10 นาทีสุดท้ายก่อนปิดการประชุมควรจะมีการสรุปถึงสิ่งที่เพิ่งพูดคุยไปในที่ประชุมอีกครั้ง และอาจมีการจ่ายงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนให้ชัดเจน ทั้งรายละเอียดและระยะเวลาของงานแต่ละชิ้น