สำหรับธุรกิจขนาดเล็กทั่วไป เมื่อพูดถึงการทำบัญชี เรามักจะเห็นเป็นลักษณะของการจดรายรับ-รายจ่ายลงในสมุด หรือไม่ก็เก็บใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้และข้อมูลทางบัญชีต่างๆ แต่เมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลทางการเงินเหล่านี้ย่อมมีมากขึ้นๆ ตามการเติบโตของธุรกิจ และแน่นอนว่าทำในลักษณะนี้อาจจะไม่สะดวกต่อการบริหารจัดการของผู้ประกอบการนั้นๆ ได้ ฉะนั้นคงถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาหาระบบบัญชีมาไว้ใช้งาน เพื่อช่วยบริหารจัดการธุรกิจกันแล้ว
ระบบบัญชีคืออะไร
ระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ ไม่ใช่แค่จดใส่สมุด ใส่กล่องหรือใส่แฟ้มธรรมดา แต่เป็นระบบที่จะเก็บและจัดการข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ ซึ่งตัวเลขต่างๆ เหล่านั้นสามารถที่จะบอกสถานะเกี่ยวกับธุรกิจของผู้ประกอบการได้หลายอย่างทีเดียว อย่างไรก็ดี ระบบบัญชีนั้นทำได้มากกว่าแค่เก็บข้อมูล แต่สามารถใช้เป็นดัชนีทางการเงินได้อีกด้วย เนื่องจากระบบบัญชีจะมีส่วนประกอบต่างๆ เหล่านี้
• สามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน รายรับ รายจ่าย ค่าบริหารจัดการต่างๆ
• สามารถจัดการข้อมูลได้ เช่น การจัดเรียงข้อมูล หรือค้นหาข้อมูลตามวัน ตามประเภทของรายการได้
• มีฐานข้อมูลทางบัญชี สามารถนำข้อมูลเข้าในรูปแบบฟอร์มทางบัญชีได้ หรือสามารถคำนวณได้
• มีรายงานทางการเงิน สามารถแสดงรายงาน แสดงงบดุล งบกำไรขาดทุนเทียบกับงบประมาณได้
• วิเคราะห์ ช่วยควบคุมระบบการเงิน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หรือใช้เงินทุนที่มีได้อย่างเต็มที่
มาถึงตรงนี้เชื่อว่าคงจะมีผู้ประกอบการเริ่มเข้าใจแล้วว่า ระบบบัญชีนั้นเป็นอย่างไร และมีความสำคัญเพียงใด แต่หากใครที่ยังลังเลหรือไม่แน่ใจในการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาระบบบัญชีของตัวเองอยู่ละก็ ลองมาดู 8 เหตุผลต่อไปนี้ เผื่อจะทำให้ท่านผู้ประกอบการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
1. ค่าใช้จ่ายต่างๆ จะค่อยๆ คืบคลานเข้ามา ทุกๆครั้งที่คุณใช้จ่ายเงิน นั่นคือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับบริษัท หากคุณไม่มีระบบบัญชีที่ดีคอยติดตามการใช้จ่ายเงินที่เกิดขึ้น กระแสเงินสดของคุณจะแห้งเหือดไปอย่างรวดเร็ว
2. ใช้บัญชีเกินดุล การไม่เห็นความสำคัญของการมีระบบบัญชี เปรียบเสมือนกับเล่นเกมเดาว่า ตอนนี้เป็นหนี้อยู่เท่าใด ต้องชดใช้เมื่อใด การลงบัญชีผิดหรือขาดส่งไปแค่ 90 วัน อาจทำให้คุณต้องชดใช้ด้วยดอกเบี้ยที่ไม่น้อยเลย
3. เกิดวิกฤตในกระแสเงินสด ไม่ว่าจะธุรกิจใดย่อมเจอกับกระแสเงินสดสูงบ้างต่ำบ้างวนเวียนกันไป หากต้องการแก้ปัญหาช่วงที่ขาดเงินสดหรือต้องการเงินทุนเพิ่ม ระบบบัญชีจะช่วยคุณรู้ได้ว่า ใครติดหนี้คุณอยู่บ้าง มีรายจ่ายใดที่สามารถลดได้ และยังสามารถทำรายงานการเงินให้คุณได้ทุกๆ สามเดือนด้วย
4. ไม่มีระบบป้องกันข้อมูลกล่องหรือแฟ้มใส่เอกสารปลอดภัยกับข้อมูลของคุณแค่ไหน มันทำจากเหล็กพิเศษ กันไฟ กันน้ำหรือเปล่า ข้อมูลทางการเงินที่สำคัญควรจะถูกเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์และสำรองข้อมูลไว้ในดิสก์ที่เคลื่อนย้ายได้ คุณจะได้มีที่เก็บข้อมูลมากกว่าหนึ่งแห่ง เพราะเหตุไฟไหม้ โจรกรรมอาจเกิดขึ้นกับคุณได้ ใครจะไปรู้ตัว
5. มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น การจ้างคนทำบัญชี เพื่อรวบรวมและจัดการกับระบบข้อมูลทั้งหมดตอนสิ้นปีอาจมีค่าใช้จ่ายสูง คุณควรจัดการใบแจ้งหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบบัญชีรายรับในระหว่างปีภาษีไปเรื่อยๆ เพื่อจะได้รู้กระแสเงินสดของตัวเองด้วย ปลายปีจะได้ไม่ต้องเสียค่าเวลาจ้างคนทำบัญชีมากเกินไป
6. มีความเสี่ยงเมื่อโดนตรวจสอบบัญชี การตรวจสอบบัญชีจากกรมสรรพากรจะเป็นเรื่องไม่น่ากังวล หากระบบการเงินของคุณเป็นระเบียบ การจัดงบการเงิน เอกสารต่างๆ และรายการเงินเข้า-ออกที่ตรวจสอบได้จะช่วยให้ผู้สอบบัญชีและหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องทำงานได้ง่ายขึ้น
7. อาจถึงกับล้มละลายได้ สาเหตุหลักที่ธุรกิจต้องปิดกิจการลงภายใน 5 ปีแรกก็คือ การบริหารจัดการทางการเงินไม่ดี คุณต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบระบบการเงินของบริษัทอย่างสม่ำเสมอ การละเลยไม่วางแผนการเงินตั้งแต่ในระยะเริ่มแรกอาจส่งผลให้ธุรกิจล้มเหลว ระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณเห็นเงินที่กำลังเสียไป เพื่อหาหนทางแก้ไขก่อนที่จะสายเกินไป
8. ภาพลักษณ์ทางการเงิน คุณคงไม่นำแฟ้มหรือกล่องใส่ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินไปยังธนาคาร หรือให้ผู้สนใจร่วมหุ้น/ลงทุนดู ภาพลักษณ์ของระบบการเงินของบริษัทเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญที่จะนำพาธุรกิจไปสู่ความสำเร็จได้
ผลตอบแทนอันคุ้มค่าของการเลือกเป็นเจ้าของกิจการ มาพร้อมกับความรับผิดชอบในการจัดทำระบบบัญชี เพราะระบบบัญชีที่ดีจะทำให้คุณควบคุมกิจการของตนเองได้ดีขึ้นและมีกำไรมากขึ้นตามมา
ดังนั้น จะเห็นได้ว่า การที่ระบบบัญชีไม่ดีนั้น ไม่ได้ส่งผลกระทบต่อฐานะการเงิน หรือกระแสเงินสดของธุรกิจเพียงอย่างเดียว แต่ยังส่งผลลามไปยังการดำเนินงานของธุรกิจในอนาคต ตลอดจนสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กรต่อสายตาบุคคลภายนอกอีกด้วย
