รู้จักกับ E-Tax Invoice คืออะไร ช่วยยกระดับงานบัญชีได้อย่างไร

ในยุคดิจิทัลที่ทุกองค์กรต่างต้องปรับตัวเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการงานเอกสารโดยเฉพาะงานบัญชีและภาษี จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ ซึ่งหนึ่งในเทคโนโลยีที่กำลังเข้ามามีบทบาท และพลิกโฉมการทำบัญชีแบบเดิม ๆ คือระบบ E-Tax Invoice ที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้องค์กรก้าวสู่การเป็นระบบบัญชีดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ บทความนี้จะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกันว่าสิ่งนี้คืออะไร และจะช่วยยกระดับการทำงานของแผนกบัญชีได้อย่างไรบ้าง

E-Tax Invoice คืออะไร

E-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ การจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษี และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ XML หรือ PDF แทนการใช้กระดาษแบบเดิม โดยเอกสารเหล่านี้จะถูกประทับรับรองเวลา หรือมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้องของข้อมูลตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรรับรอง ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งข้อมูลถึงลูกค้า และนำส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากรผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้องตามกฎหมาย

E-Tax Invoice ช่วยยกระดับงานบัญชีได้อย่างไร

การเปลี่ยนจากการพิมพ์ใบกำกับภาษีแบบกระดาษมาเป็นการใช้ระบบ E-Tax Invoice นั้น ไม่ได้เป็นเพียงแค่การเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร แต่ยังเป็นการยกระดับกระบวนการทำงานของแผนกบัญชีให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. ลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดเวลาจัดการเอกสาร

หมดยุคที่นักบัญชีจะต้องมานั่งพิมพ์เอกสาร สั่งพรินต์ พับใส่ซอง และเรียกเมสเซนเจอร์ไปส่งเอกสารให้ลูกค้าอีกต่อไป เพราะระบบ E-Tax Invoice สามารถสร้างใบกำกับภาษี และจัดส่งให้ลูกค้าผ่านทางอีเมล หรือช่องทางออนไลน์ได้ทันที นอกจากนี้ ระบบยังสามารถทำงานร่วมกับระบบ ERP หรือ POS เดิมของบริษัทเพื่อดึงข้อมูลมาสร้างเอกสารได้อัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยคน และประหยัดเวลาการทำงานได้

2. ลดต้นทุนแฝงให้กับธุรกิจ

การออกเอกสารกระดาษหนึ่งใบมักตามมาด้วยต้นทุนแฝงมากมาย ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าจัดส่งไปรษณีย์ ไปจนถึงค่าเช่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร การเปลี่ยนมาใช้ระบบ E-Tax Invoice จะช่วยลดค่าใช้จ่ายจุกจิกเหล่านี้ลงไปได้มากกว่า 50 – 80% ซึ่งเมื่อคำนวณในระยะยาวแล้ว ถือเป็นการเซฟงบประมาณของบริษัทได้อย่างเป็นกอบเป็นกำ

3. หมดปัญหาเอกสารสูญหาย ค้นหาและตรวจสอบง่าย

เชื่อว่านักบัญชีหลายคนเคยปวดหัวกับการรื้อค้นแฟ้มเอกสารเพื่อหาใบกำกับภาษีใบเดียว แต่ด้วยระบบ E-Tax Invoice ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในรูปแบบดิจิทัลบนพื้นที่จัดเก็บที่มีความปลอดภัย ทำให้การค้นหา ดึงเอกสารย้อนหลัง หรือการตรวจสอบและกระทบยอดกับทางกรมสรรพากร สามารถทำได้ง่ายดายเพียงแค่พิมพ์ค้นหาในระบบภายในไม่กี่วินาที

4. ปลอดภัย ป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้

ระบบ E-Tax Invoice มีความปลอดภัยกว่าเอกสารกระดาษที่เสี่ยงต่อการชำรุด สูญหาย หรือถูกแก้ไขดัดแปลง เพราะเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกฉบับจะถูกรับรองด้วย Digital Signature ซึ่งสามารถตรวจสอบย้อนหลัง และยืนยันตัวตนผู้ส่งได้จริง ทำให้มีความน่าเชื่อถือ ป้องกันการปลอมแปลงได้ และเป็นไปตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด

ก้าวสู่ระบบบัญชีดิจิทัลอย่างมั่นใจ เริ่มต้นใช้งานระบบ E-Tax Invoice กับ Ditto

ปัจจุบันธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การออกใบกำกับภาษีจะไม่ใช่แค่เรื่องของการทำเอกสารบัญชีอีกต่อไป แต่สามารถนำมาเป็นเครื่องมือวิเคราะห์และขับเคลื่อนธุรกิจได้ หากองค์กรของคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบบัญชีดิจิทัล เราขอแนะนำโซลูชันอัจฉริยะ i-BOX E-Tax Solution จาก Ditto ระบบที่ช่วยจัดการ E-Tax Invoice & E-Receipt แบบครบวงจร เปลี่ยนข้อมูลภาษีให้เป็น Business Insight ที่ทรงพลัง พร้อมความยืดหยุ่นในการเชื่อมต่อกับระบบเดิมของคุณอย่างไร้รอยต่อ ให้การบริหารจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น พร้อมยกระดับธุรกิจคุณให้ก้าวนำคู่แข่ง สนใจเริ่มต้นใช้งานระบบ E-Tax Invoice ติดต่อผู้เชี่ยวชาญจาก Ditto ได้เลยวันนี้ที่ Line @dittothailand หรือโทร. 02-517-5555

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ธุรกิจ SME จำเป็นต้องทำ E-Tax Invoice หรือไม่?

ปัจจุบันกรมสรรพากรยังไม่ได้บังคับให้ธุรกิจ SME ทุกแห่งต้องทำ E-Tax Invoice แต่ก็มีการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องผ่านนโยบายและมาตรการต่าง ๆ เช่น VAT Refund for Tourists เพราะฉะนั้น SME หันมาใช้งานระบบ E-Tax Invoice ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ ลดต้นทุนในการดำเนินงาน และยังเป็นการเตรียมความพร้อมของธุรกิจให้สอดรับกับนโยบายดิจิทัลของรัฐบาลในอนาคตอีกด้วย

E-Tax Invoice ต่างจาก E-Receipt อย่างไร?

E-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อแสดงมูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่ม ในขณะที่ E-Receipt ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารแสดงการรับเงินที่ออกโดยผู้ประกอบการทั่วไป ที่อาจจะไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือออกให้ในกรณีที่ธุรกรรมนั้นได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มนั่นเอง

หากออกเอกสาร E-Tax Invoice ผิดพลาด ต้องทำอย่างไร?

กรณีที่ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไปแล้วพบว่ามีข้อมูลผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นชื่อ-ที่อยู่ลูกค้า หรือจำนวนเงิน ผู้ประกอบการไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในไฟล์เดิมได้โดยตรง แต่จะต้องทำการ ยกเลิกเอกสารฉบับเดิม และออกเอกสารฉบับใหม่ โดยในเอกสาร E-Tax Invoice ฉบับใหม่จะต้องระบุหมายเลขอ้างอิงของใบกำกับภาษีฉบับที่ถูกยกเลิก พร้อมระบุสาเหตุของการยกเลิกเอาไว้ด้วย

ต้องส่งข้อมูล E-Tax Invoice ให้กรมสรรพากรภายในกี่วัน?

ตามประกาศและระเบียบของกรมสรรพากร ผู้ประกอบการที่จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องนำส่งข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ XML ตามมาตรฐานที่กำหนด และนำส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากร ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นับจากเดือนภาษีที่มีการออกเอกสาร