รู้จักแนวคิดการทำงานแบบ Agile นำไปปรับใช้ในองค์กรอย่างไร

JobsDB แพลตฟอร์มตลาดด้านการจ้างงานออนไลน์ เผยถึงแนวคิดการทำงานแบบ Agile (อไจล์) ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน โดยเฉพาะบริษัทด้านเทคโนโลยีหรือ Startup เพื่อเกิดการทำงานที่รวดเร็วว่องไว เน้นผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าขั้นตอน ผ่านการนำพนักงานจากส่วนงานต่าง ๆ มาทำงานร่วมกันแบบทีมเล็ก ๆ แล้วทำการ Sprint off ออกมา (Cross-functional Team) โดยไม่สนว่าใครอยู่แผนกไหน อยู่ส่วนไหนก็ร่วมทีมกันได้หมด เน้นการรับผิดชอบเฉพาะโครงการเล็ก ๆ หรืองานที่กำหนดเป้าหมายระยะสั้นเป็นหลัก เพื่อให้จบงานได้ไวขึ้น โดยทั้งหมดนั้นก็เพื่อให้องค์กรรับรู้ข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว และแก้ปัญหาได้ทันท่วงที

สรุปได้ว่า วิธีการทำงานนี้คือชุดความคิดที่เป็นกรอบแนวทางการทำงานแบบภาพกว้าง บริหารงานโดยเน้นบุคคลผ่านกระบวนการที่ดี หรือเน้นการทำงานด้วยซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ ไปจนถึงรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น ปรับไปตามความต้องการของลูกค้า และเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น มาดูตัวอย่างการใช้ที่ประยุกต์กับรูปแบบการทำงานอื่น ๆ เพื่อนำไปปรับแผน วางขอบเขต รวมถึงการออกแบบการทำงานให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร ดังนี้

Scrum หนึ่งในรูปแบบการทำงานที่ช่วยให้ชุดความคิดการทำงานแบบนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเน้นชี้เป้าไปที่ปัญหาเป็นสำคัญ หาสาเหตุของความผิดพลาด เพื่อตอบรับการทำงานเป็นทีมที่มีความยืดหยุ่น ทั้งยังตรวจสอบประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Lean คอนเซ็ปต์คือ ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ทั้งเรื่องของคนหรือตำแหน่งทับซ้อนกัน อาจจะทำการแบ่งเป็นทีมเล็กเพื่อทำงาน เพื่อให้ขั้นตอนและวิธีการต่าง ๆ ลดลง รวมถึงลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง เพื่อให้คนทำงานจัดการงานได้อย่างสะดวก รวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ยังถือว่าช่วยลดงบประมาณบริษัทอีกด้วย

Kanban มุ่งเน้นเป้าปลายทางของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยมองที่วิธีการเป็นหลัก อาจแบ่งคนออกเป็นทีมย่อย เพื่อความรวดเร็วในการตัดสินใจ ทั้งยังใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยให้คนทำงานสะดวกขึ้น เข้าถึงง่าย ตรวจสอบได้ว่างานดำเนินไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว

วิธีการประยุกต์ใช้กับการทำงาน

• Stakeholder: สามารถนำมาอธิบายการทำงานให้ชัดเจนตั้งแต่แรก โดยบอกถึงประโยชน์ของชุดความคิดแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งคนที่ทำงานด้วย คนในทีม ระหว่างทีม ลูกค้า ซึ่งถือเป็นการทำงานแบบเน้นประสิทธิภาพ

• Start with one project: เมื่อได้รับโปรเจกต์เล็ก ๆ มา ลองเริ่มต้นการทำงาน โดยเลือกมาสักโปรเจกต์ก่อนก็ได้ เพื่อดูผลตอบรับว่าดีหรือไม่ เข้ากับคนในองค์กรหรือเปล่า ก่อนจะค่อย ๆ ปรับหาวิธีการทำงานที่เหมาะสมและตอบโจทย์ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพต่อไป

• Focus on empowering and motivating your team: การปลุกพลังและสร้างแรงจูงใจให้คนในทีมเป็นสิ่งสำคัญในทุก ๆ โปรเจกต์ หากคนในทีมไม่มีส่วนร่วมและขาดแรงจูงใจ วิธีการทำงานคงไม่ประสบความสำเร็จ

• Choose a framework and stick with it: เป็นกรอบแนวคิดภาพใหญ่ในการทำงาน ซึ่งมีรูปแบบการทำงานย่อย ๆ ที่สามารถเลือกไปใช้ได้ เช่น Scrum, Lean, Kanban ฯลฯ เมื่อเลือกรูปแบบได้แล้ว ก็ให้ปฏิบัติตามวิธีการนั้น ๆ จนเสร็จสิ้น

• Revise and adjust: ทุกครั้งที่งานจบลง การแก้ไขและปรับปรุงคือสิ่งที่ต้องทำทุกครั้ง อะไรที่ดีก็หาวิธีทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม อะไรที่ต้องปรับปรุงก็เปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้นในครั้งหน้า เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพขึ้น

ข้อดี

• ยืดหยุ่นและรับความเปลี่ยนแปลงได้ง่าย เมื่อวิธีการไม่ใช่เสาหลักของชุดความคิด รูปแบบการทำงานจึงปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ตามแต่คนทำงานและเงื่อนไขของโปรเจกต์นั้น ๆ

• เน้นการทำงานเป็นทีมอย่างสร้างสรรค์ ทีมที่ว่าคือปรับเปลี่ยนอยู่ตลอด ไม่ได้หมายความว่าต้องเป็นทีมที่สังกัดจริง ๆ การทำงานแบบ Agile สามารถตั้งทีมแบบข้ามแผนกกันได้ หากจบโปรเจกต์ได้รวดเร็วและเป็นประโยชน์กับงานมากที่สุด ซึ่งถ้าจัดการได้ดี อาจช่วยลดภาระผู้บริหารลงได้

• พนักงานแสดงศักยภาพได้มากขึ้น การได้ทำงานกับคนหลากหลายแผนก นอกจากจะได้ฝึกการปรับตัวและการสื่อสารแล้ว ศักยภาพต่าง ๆ ที่มียังถูกนำมาใช้ได้มากกว่าที่คิด ความสามารถหรือทักษะบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ต่อทีม เป็นช่วงเวลาที่จะแสดงความสามารถได้อย่างเต็มที่

ข้อเสีย

• ไม่เหมาะกับโปรเจกต์ที่มีความเข้มงวด ด้วยการทำงานที่เน้นความรวดเร็วและว่องไว ผสานกับความยืดหยุ่น บางโปรเจกต์การทำงานแบบ Agile อาจจะไม่ตอบโจทย์ เผลอ ๆ อาจจะเป็นจุดอ่อนที่ทำให้งานเสียหาย อย่างงานราชการ หรืองานที่มีขั้นตอนเฉพาะเจาะจง

• พนักงานอาจไม่ให้ความร่วมมือ ความเปลี่ยนแปลงหรือความยืดหยุ่นอาจจะไม่ใช่สิ่งที่พนักงานหลายคนรับมือได้ดี แต่สำหรับคนอาจจะยึดถือแบบเดิม เมื่อมาเจอการทำงานแบบ Agile สลับทีมไปมา อาจจะทำให้เครียดกว่าเดิมได้

• โครงสร้างองค์กรที่ไม่ยืดหยุ่น องค์กรที่มีโครงสร้างเป็นลำดับขั้นชัดเจน อาจไม่เหมาะกับการทำงานรูปแบบ เพราะการปรับเปลี่ยนทีมไปมา อาจจะวุ่นวายกว่าเดิม หากเป็นบริษัทเล็ก ๆ แบบ Startup หรือเอเจนซี การทำงานลักษณะดังกล่าวอาจจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพได้มากกว่า

การทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ คงไม่ใช่แค่แนวคิดที่นำเสนอมาเพียงเท่านั้น เนื่องจากแนวปฏิบัติของแต่ละองค์กร ต้องพิจารณาข้อดีข้อเสีย รวมถึงความเหมาะสมที่จะนำมาใช้บริหารการทำงาน เพราะความสำเร็จล้วนมีปัจจัยประกอบมากมาย หาแบบที่ใช่ และดึงมาใช้ให้ดี เลือกสิ่งที่เหมาะสม แล้วบริษัทจะเติบโตได้ไว ดึงดูดแต่คนรุ่นใหม่ให้อยากมาทำงานด้วย

เรื่องที่เกี่ยวข้อง

• ทักษะ Empathy คืออะไร? เกี่ยวข้องอย่างไรกับความเป็นผู้นำ