วิธีสร้างการประชุมให้มีชีวิตชีวา
เว็บไซด์ incquity (อิงค์ควิตี้) ได้เผยถึงกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาเพื่อทำให้บรรยากาศการประชุมที่น่าเบื่อ กลายเป็นการประชุมที่น่าสนใจและมีชีวิตชีวามากขึ้นด้วย 5 แนวทางดังนี้ 1.เริ่มต้นให้น่าสนใจ เทคนิคการดึงความสนใจของผู้ฟังจากการประชุมนั้นก็แทบไม่ต่างอะไรจากการนำเสนอเลย เพราะเราจะต้องดึงผู้ฟังให้อยู่ติดกับเราได้ตั้งแต่เริ่มต้น ไม่เช่นนั้นแล้วบรรดาผู้ฟังก็พร้อมจะหมดความสนใจต่อสิ่งที่เราพูดลงในทันทีที่เวลาผ่านไปไม่ถึง 10 นาทีด้วยซ้ำ ดังนั้นในการเริ่มต้นพูดนั้นเราจะต้องเข้าถึงประเด็นสำคัญให้ได้เร็วที่สุด หรือหากจะพูดเกริ่นนำก็ต้องมั่นใจว่าเรื่องที่เราต้องการจะใช้เปิดวาระประชุมนั้นจะต้องมีความน่าสนใจ การประชุมที่มีการทำการบ้านมาก่อนและกำหนดกรอบของหัวข้อประชุมให้ชัดเจนแล้วจะทำให้เนื้อหาการประชุมดูเข้มข้นและมีความสำคัญมากขึ้น เช่น ในการประชุมการออกผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ในองค์กรนั้น อาจเริ่มที่การแสดงตัวผลิตภัณฑ์ก่อนเป็นอันดับแรกเพื่อเรียกความสนใจของผู้ฟังก่อน จากนั้นค่อยแจงรายละเอียดที่สำคัญก็ได้ เป็นต้น 2. มีการโต้ตอบระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ผู้เริ่มต้นประชุมหลายคนมักเปิดการประชุมด้วยการก้มหน้าก้มตาอ่านหัวข้อการประชุมโดยที่ไม่สนใจผู้ฟังที่นั่งอยู่ตรงหน้าแม้แต่น้อย การเริ่มต้นเช่นนี้ก็ถือเป็นความผิดพลาดขั้นต้นเลยทีเดียว เพราะในความเป็นจริงแล้วสิ่งที่ควรทำเป็นอันดับแรกควรเป็นการกล่าวทักทาย และสร้างความคุ้นเคยระหว่างผู้พูดกับผู้ฟังก่อนในกรณีที่มีผู้ฟังที่เรายังไม่รู้จักเป็นอย่างดี ต่อมาในการประชุมนั้นผู้พูดจะต้องมีการสบตาผู้ฟัง พร้อมทั้งมีการพูดคุยโต้ตอบกับผู้ฟังอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเราสนใจพวกเขา ทำให้พวกเขาจะต้องสนใจในสิ่งที่เราพูดเช่นกัน 3. ต้องได้ผลจริง บ่อยครั้งที่การประชุมจบไปโดยที่ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง ส่วนหนึ่งอาจเป็นเพราะเนื้อหาการประชุมยังคงไม่ชัดเจนพอ หรือผู้เข้าร่วมประชุมยังไม่รู้หน้าที่ตัวเองว่าต้องทำอะไรถึงจะไปถึงเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้ได้ ดังนั้นเพื่อให้เกิดประโยชน์จากการประชุมแล้ว ในการประชุมนั้นควรมีการพูดถึงภาพกว้างๆ ของเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก่อนที่จะลงลึกไปถึงวิธีทำและคนที่ต้องรับผิดชอบ ซึ่งการลองถามผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนสั้นๆ ว่าพวกเขาจะเข้ามามีส่วนร่วมให้เป้าหมายของการประชุมนี้สำเร็จได้อย่างไรบ้าง พร้อมทั้งมอบหมายความรับผิดชอบนี้ไปให้กับคนที่เหมาะสม โดยพยายามทำให้พวกเขารู้สึกว่าทุกคนสามารถมีส่วนร่วมกับความสำเร็จนี้ได้หากช่วยกัน และทุกคนก็เป็นส่วนหนึ่งของภารกิจชิ้นนี้ก็จะทำให้การประชุมดูมีคุณค่ามากขึ้นมาในทันที 4.คัดเฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง อาการเบื่อของผู้เข้าร่วมประชุมนั้นอาจเกิดได้จากหัวข้อในการประชุมนั้นแทบไม่ได้มีอะไรเกี่ยวข้องกับเขาเลย ทำให้พวกเขาไม่คิดที่จะให้ความสนใจกับการประชุมในครั้งนั้นๆ ซึ่งถ้าหากมีคนลักษณะนี้อยู่ในห้องประชุมมากๆ แล้ว นอกจากจะทำให้บรรยากาศของการประชุมดูน่าเบื่อแล้ว ยังทำให้งานที่คนเหล่านี้ต้องรับผิดชอบไม่คืบหน้าเพราะต้องมาเสียเวลาเข้าประชุมกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ตัวเองได้รับมอบหมายอีกด้วย ทำให้เราควรมั่นใจว่าผู้ที่เข้าประชุมเหล่านั้นคือผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุมเท่านั้น หรือถ้าเป็นหัวข้อที่คนเหล่านั้นมีส่วนเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยก็อาจใช้วิธีนำหัวข้อที่ว่ามาขึ้นต้นการประชุมก่อน […]


